Assistant Administrative - Communaute de Communes Sevre et Loire H/F Fonction publique Territoriale
Divatte-sur-Loire - 44 CDI- 1 282 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Sous la responsabilité des coordinatrices du Service d'Aide et d'Accompagnement à Domicile (SAAD) et en collaboration avec les managers SSIAD, vous aurez pour missions principales : l'accueil téléphonique des bénéficiaires, des familles et des partenaires, la gestion administrative, et participerez à l'optimisation du service. Vous aurez à c½ur d'apporter votre dynamisme au service de l'équipe et de la gestion des dossiers, et participerez à l'évolution des services autonomie.
? Accueillir les bénéficiaires, les familles et les partenaires
- Réception et transmission des appels téléphoniques ; renseigner, informer, orienter les interlocuteurs, qualifier la nature de l'appel et de la demande, gérer les priorités
- Gestion ou orientation des communications écrites et verbales
- Respect du secret professionnel
? Assurer la gestion administrative des services autonomie
- Saisie et rédaction de documents relatifs à l'activité des services autonomie
- Classement et archivage des documents du service
- Tenue des tableaux d'activité et des indicateurs de gestion
- Recensement des demandes d'accompagnement des bénéficiaires
- Suivi de la télégestion et les tournées des bénéficiaires
- Saisie informatique des dossiers des bénéficiaires
- Gestion de la facturation et des prélèvements automatiques
- Tenue des dossiers agents (Mise à jour des documents, formations), en lien avec le service Ressources Humaines
- Génération des plannings et transmission aux agents
- Préparation des états de paie
- Elaboration et mis à jour des procédures (au moins une fois par an)
?
? Participer à l'organisation et l'amélioration continue des services
- Travail en étroite collaboration avec l'ensemble des équipes Aide et Soin des services autonomie
- Organisation et planification des réunions en assurant un suivi adapté : alerte, envoi des convocations, ordre du jour, compte-rendu, réservation des salles, de matériels
- Gestion des stocks de matériel (inventaires, commandes, factures...)
- Travail en partenariat avec les services du Pôle Solidarités
Le profil recherché
SAVOIR FAIRE
- Connaissance du secteur médico-social
- Formation ou expérience d'Assistante de gestion ((Administratif / Comptable / Commercial)
- Forte capacité d'organisation, rigueur et méthode (connaissances en organisation et de gestion du temps de travail)
- Capacités à s'adapter au changement, au rythme de travail, à la diversité et transversalité des sujets (gestion du temps, organisation et planification des priorités, force de proposition)
- Capacité à être autonome tout en s'intégrant dans une équipe et tout en rendant compte de l'activité et des éventuelles difficultés rencontrées
- Garantir l'image de la collectivité
- Techniques rédactionnelles et expression orale de qualité (règles d'orthographe, syntaxe et grammaire)
- Esprit de synthèse, capacité à retranscrire
- Outils bureautiques, tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique, annuaire internet
- Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels de bureautique
- Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales très appréciée
SAVOIR ETRE
- Une connaissance des personnes âgées ou des personnes en situation
de handicap sera appréciée mais non exigée
- Aisance relationnelle, source de convivialité et d'optimisme
- Esprit coopératif et solidaire
- Diplomatie
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Capacité à créer et faire du lien
- Qualité d'écoute et de médiation, en toute subtilité
- Autonomie
- Savoir être réactif et proactif
- Sens du service public
Infos complémentaires
1282- brut
- Divatte-sur-Loire - 44
- CDI
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