Assistant Administratif - Chargé d'Accueil H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Colmar - 68 CDI- 24 500 € / an
- BEP, CAP
- Bac
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
L'assistant admininistratif chargé d'accueil exécute un ensemble de tâches administratives en soutien aux services administratifs. En plus de ses missions administratives pour l'IUT, il concourt au bon fonctionnement du campus dans les domaines de l'accueil et de la logistique.
Activités principales
Dans le domaine de l'accueil et la logistique au niveau du campus :
· Assurer l'accueil physique et téléphonique (standard), l'information de premier niveau et l'orientation du public universitaire, des visiteurs, des entreprises extérieures et des livreurs dans le bâtiment pour le campus.
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· Assurer le contrôle de l'accès au site.
· Assurer la distribution, la réception, l'affranchissement et l'expédition du courrier et des colis (interne et externe) pour le campus colmarien.
· Assurer la logistique des événements organisés sur le campus (reception, commandes, mise en place logistique, fléchage, accueil des fournisseurs et partenaires, livraison, etc)
· Vérifier que les plans de prévention des entreprises intervenant sur le campus soient renseignés et signés - en partenariat avec le responsable du service technique- à l'arrivée des entreprises.
Dans le domaine administratifpour l'IUT :
· Assurer le suivi des demandes d'utilisation occasionnelle des locaux en lien avec la Direction, le suivi du schéma de signature et l'envoi au service prévention et veiller à la réservation des espaces et à la communication inhérente.
· Gérer les réservations des véhicules et veiller à informer le service technique afin de leur permettre d'assurer la gestion de la flotte des véhicules dans de bonnes conditions (nettoyage, carburant, contrôles)
· Transmission des arrêtés d'aménagement pour les personnes en situation de handicap handicap au service de scolarité et les secrétariats de département.
· Suivi des responsabilités civiles en partenariat avec les secrétariats des départements et la scolarité
· Assurer la permanence telephonique des services lors des congés des personnels
· Accueillir et guider les étudiants dans leur inscription administrative.
· Assurer la permanence telephonique du service scolarité lors des periodes d'inscriptions et assister le service selon les besoins
· Assurer le suivi et les relances des enquêtes à destination des étudiants en partenariat avec la scolarité
· Assurer l'archivage de l'échantillonage pour soutenir les départements
· Saisir et mettre à jour des bases de données
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Une experience en secrétariat est souhaitée.
Des notions d'allemand et d'anglais seraient un plus.
Infos complémentaires
24500
- Colmar - 68
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