Adjoint en Gestion Administrative - Secrétariat de Département - Université de Rouen Normandie H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Évreux - 27 CDI- Bac +2
- Service public d'état
Détail du poste
ACCUEIL PAR MUTATION
MISSION PRINCIPALE
Sous l'autorité du chef de département/service et du directeur administratif du campus, la secrétaire réalise et contrôle les actes administratifs et de gestion courante du département de formation et/ou du service dans lequel elle est affectée. Elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire à son fonctionnement. Elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Afficher la suite
ACTIVITES ASSOCIEES
Mission 1 : Assister le chef de service/département
Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du service/département. Procéder aux affichages liés à la vie du département/service.
Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
Créer et suivre les dossiers de manifestations exceptionnelles
Organiser les réunions et conseils (réservation des salles, envoi des invitations, duplication des dossiers...)
Créer et suivre les bons d'approvisionnement, les ordres de missions
Accueillir et orienter les visiteurs
Répondre aux demandes de renseignements téléphoniques, mails
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
Classer et archiver des documents
Mission 2 : Assurer le suivi pédagogique et administratif des étudiants
Accueillir et informer les étudiants dans leurs démarches administratives. Les accompagner dans la saisie des conventions de stage et des dossiers de demande de poursuite d'études.
Assurer la diffusion de documents numériques à l'attention de listes d'étudiants
Produire, éditer et actualiser les fiches de renseignement étudiant
Produire, éditer et actualiser les listes d'émargement et suivre les absences
Assurer les relations avec les services de la scolarité de l'IUT
Éditer et rassembler les documents nécessaires au départ en stage des étudiants
Saisir et modifier les emplois du temps sur le logiciel dédié ADE. Afficher les emplois du temps.
Préparer les délibérations de jurys à partir du logiciel APOGEE en lien avec le service scolarité
Assurer le suivi des présences des auditeurs formation continue et apprentissage
Collecter les notes des étudiants et les afficher de manière anonyme
Mission 3 : Assurer le suivi administratif des dossiers enseignants et du personnel du service
Créer et suivre les dossiers de recrutement des enseignants vacataires et contractuels.
Saisir et suivre les heures des enseignants vacataires et titulaires sur le logiciel OSE.
Établir les états liquidatifs mensuels des enseignants vacataires.
Assister les enseignants dans certaines tâches pédagogiques
Le profil recherché
CCOMPETENCES PRINCIPALES
Savoir / connaissances
Connaître et comprendre la réglementation inhérente à la fonction publique, à l'université (notamment les IUT) et à la scolarité
Connaître et utiliser les logiciels de gestion des étudiants et enseignants et emploi du temps
Maîtriser les techniques et les logiciels d'élaboration de documents et de communication (Outils bureautique, messagerie...)
Savoir-faire / compétences opérationnelles
Afficher la suite
Savoir suivre les procédures et appliquer la réglementation à des cas concrets
Savoir organiser son temps en tenant compte des contraintes et des échéances
Savoir synthétiser, communiquer et rendre compte
Connaître les applications nationales de gestion des étudiants : e-candidat, APOGEE, Plateforme UNIVERSITICE, logiciel ADE CAMPUS, P-STAGE
Qualités rédactionnelles
Savoir être / compétences comportementales
Autonomie, réactivité
Sens de l'organisation, de l'anticipation
Savoir prioriser
Capacité d'adaptation
Rigueur / Fiabilité
Sens de la confidentialité
Sens relationnel, écoute
Savoir travailler en équipe et avoir une vue d'ensemble sur le fonctionnement
Sens du service public
Infos complémentaires
Non renseigné
- Évreux - 27
- CDI
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