Agent Administratif Polyvalent - Service Relations Citoyennes H/F Mairie
Sannois - 95 CDD- 2 050 - 2 100 € / mois
- 🏠 Télétravail partiel
- 🕑 6 mois
- Bac
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Sous l'autorité du responsable de service, l'agent administratif gère et traite les archives municipales, répond aux demandes administratives et organise le fonds documentaire. Il/elle assure la communication des documents aux usagers et accompagne l'accueil du public. Le poste implique des interactions avec le public, le port de charges et occasionnellement du travail en sous-sol. Ce poste n'est pas éligible au télétravail.
Missions du poste
Collecte, classement et conditionnement des fonds d'archives :
Collecte des versements des services municipaux.
Conditionnement (mise en boîte) des documents non archivés
Traitement des archives en vrac
Tri et description des dossiers pour constituer un instrument de recherche.
Conditionnement et remplacement des boîtes endommagées.
Communication des documents :
Gestion des demandes de communication des services et des administrés (mails, courriers, accueil)
Suivi des retours de communication et réintégration dans le fonds
Accueil physique des lecteurs et aide à la recherche
Traitement des actes :
Gestion des demandes de copies d'actes d'état civil reçues hors guichet (par courrier ou plateforme en ligne)
Missions administratives transversales :
Rédaction de courriers administratifs pour le service
Suivi des abonnements : bons de commande, factures, ventilation dans les différents services
Archivage des documents du service.
Soutien ponctuel à l'accueil du service
Formations et expériences requises
Connaissance de la législation relative aux archives et du fonds patrimonial de la ville.
Maîtrise des techniques de classement et d'inventaire.
Maîtrise des outils informatiques.
Capacité à retrouver des renseignements pour les recherches administratives.
Organisation et rédaction d'instruments de recherche.
Lecture rapide et compréhension des documents.
Rigueur, méthode et organisation.
Qualités relationnelles et sens du service public.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 1 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Méthode de classement et d'archivage, Bureautique et outils collaboratifs, Classement, archivage, Environnement administratif, institutionnel et politique, Techniques de numérisation, Techniques de secrétariat, Utilisation de logiciels spécialisés, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver, Contrôler la conformité des données, Corriger et mettre en forme un document, Diffuser une information, une publication, Mettre à jour un dossier, une base de données, Mettre en forme un document, Numériser des documents, médias ou supports techniques,Prioriser, Utiliser les outils numériques
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
- Sannois - 95
- CDD
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