Secrétaire Polyvalente H/F Pro Sap Formations
Marseille 8e - 13 CDD- 17 - 20 € / heure
- 🕑 12 mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Vous êtes passionné(e) par l'organisation et la communication ? Vous souhaitez évoluer dans un environnement dynamique et en constante évolution ?
Rejoignez notre centre de formation en pleine expansion en tant que Secrétaire Polyvalent(e) et devenez un(e) acteur(trice) essentiel(le) de notre réussite collective !
Vos missions :
Accueil & Communication :
Accueillir chaleureusement les stagiaires, formateurs/formatrices et visiteurs/visiteuses.
Gérer les appels et orienter efficacement vos interlocuteurs grâce à une communication claire et dynamique.
Gestion Administrative :
Organiser et suivre courrier, emails et communications internes.
Planifier et coordonner réunions, rendez-vous et agendas, tout en rédigeant des comptes-rendus précis et structurés.
Gestion Documentaire :
Mettre à jour et archiver les dossiers administratifs et pédagogiques avec rigueur.
Participer à la gestion de la facturation et des opérations courantes en collaboration avec l'équipe financière.
Support & Coordination :
Assister les équipes pédagogiques pour la préparation logistique des formations.
Coordonner les interactions avec les prestataires externes pour garantir le bon déroulement de nos activités.
Ce que nous recherchons :
Formation & Compétences :
Bac +2 minimum en secrétariat, assistanat de direction ou gestion administrative.
Maîtrise parfaite du Pack Office (Excel, Word, PowerPoint) ainsi que des applications Google. Vous devez être capable, par exemple, de réaliser des questionnaires avec Google Forms, organiser des réunions via Google Meet, et démontrer une grande aisance avec les outils numériques.
Excellentes compétences en communication écrite et orale avec un sens aigu de l'organisation.
Qualités personnelles :
Professionnalisme, dynamisme et autonomie.
Polyvalence exigée : aptitude à remplacer un collègue en cas de besoin, faisant preuve d'adaptabilité et de flexibilité.
Capacité à travailler en équipe et à gérer plusieurs priorités dans un environnement stimulant.
Esprit d'initiative et envie de contribuer à l'amélioration de nos process.
Informations complémentaires :
Poste en CDD de 15 à 20 heures par semaine, débutant à partir du 26 août.
Une immersion de 2 à 3 jours est demandée pour une intégration optimale.
Une parfaite aisance avec les outils numériques et informatiques constitue un réel atout.
Ce que nous offrons :
Une rémunération attractive et évolutive en fonction de votre expérience et de vos compétences.
L'opportunité de participer activement au développement d'un centre de formation visionnaire, où vos idées et votre dynamisme seront valorisés.
Si vous êtes prêt(e) à relever ce défi et à contribuer à notre succès, nous serions ravis de découvrir votre candidature.
Rejoignez-nous et faites la différence !
Le profil recherché
Experience : 12 Mois
Compétences : Gestion administrative du courrier, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
Permis : B - Véhicule léger souhaité
Qualification : Employé non qualifié
Secteur d'activité : Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de curiosité : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
- Marseille 8e - 13
- CDD
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