Assistant - Assistante de Direction H/F Carif Oref Occitanie
Labège - 31 CDI- 2 500 € / mois
- 🏠 Télétravail partiel
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Les missions du poste
Le Carif-Oref Occitanie (Centre d'Animation, de Ressources et d'Information sur la Formation - Observatoire Régional Emploi Formation) est une association (loi 1901) financée par l'Etat et la Région avec le soutien du FSE. Il assure des missions d'observation, d'information et d'animation dans le champ de la formation professionnelle et de l'emploi en région. Pour son pôle Direction, le Carif-Oref Occitanie recherche son assistant(e) de Direction.
Missions :
- Secrétariat du CREFOP Occitanie (Comité Régional de l'Emploi, de la Formation et le l'Orientation Professionnelles) :
o Assurer le secrétariat permanent des instances du CREFOP Occitanie
o Assurer le suivi et la mise à jour de la liste des membres
o Gérer le fichier des contacts et les listes de diffusion des instances
o Organiser et suivre le calendrier des instances, commissions et groupes de travail
o Assurer l'envoi et le suivi des convocations et invitations
o Participer aux réunions et en assurer les comptes rendus
o Organiser et suivre les consultations dématérialisés (invitations, recueil des votes ou avis, diffusion des résultats.)
o Administrer et gérer l'espace ressources réservé aux membres du CREFOP (intégration de contenus, classement, archivage.)
- Secrétariat des instances (Bureaux, Conseil d'administration, Assemblée générale) :
o Prise de notes, préparation des comptes rendus
- Secrétariat du Comité de direction (CoDir) :
o Organisation des réunions et gestion des calendriers
o Rédaction et suivi des ordres du jour
o Prise de notes et rédaction des relevés de décisions et/ou comptes rendus
L'assistant(e) de direction aura pour missions générales :
- Secrétariat du pôle Direction :
o Accueil physique et téléphonique
o Planification des réunions d'équipe, rédaction des ordres du jour, prise de notes et rédaction de comptes rendus
o Rédaction de courriers divers
o Assistanat à l'organisation d'événements (réservation de salles, déplacements etc.)
o Assurer un reporting régulier auprès de la direction sur l'ensemble des missions
Compétences attendues :
- Accueil et relances téléphoniques
- Communication interne et externe
- Normes rédactionnelles, prises de notes
- Gestion des agendas, fichiers contacts, listes de diffusion
- Classement et archivage
- Rédaction de rapports, comptes rendus, notes de synthèse
- Capacités de synthèse et excellente orthographe
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, PowerPoint, Word, messagerie)
- Maîtrise des règles de mise en page
- Utilisation de tableurs complexes
- Utilisation d'outils collaboratifs (Teams, SharePoint.)
- Utilisation d'outils IA de prise de notes et préparation de comptes rendus
Profil requis :
- Formation de niveau Bac +2 secrétariat - assistanat de direction - assistanat de gestion
- Expérience similaire significative au sein d'une association ou d'une PME
- Bonne compréhension du fonctionnement et des obligations relatives à une structure associative.
Type de contrat :
CDI à pourvoir au plus vite à Labège
Salaire brut annuel à partir de 30 000 €
Titres Restaurant pris en charge à 60%
Mutuelle et prévoyance prises en charge à 100%
7 semaines Congés Payés annuels (oui, oui c'est bien 2 semaines de plus que le droit du travail)
24 jours de Récupération par an
Horaires flexibles
Télétravail
Autres avantages prévus par la convention collective SYNTEC et par accord d'entreprise
S'investir au Carif Oref Occitanie, c'est faire bouger les lignes, c'est s'investir auprès des pouvoirs publics pour éclairer la relation emploi-formation, c'est travailler avec les acteurs de l'orientation et de la formation pour agir sur les systèmes de formation et d'orientation.
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Le profil recherché
Experience : 2 An(s)
Compétences : Techniques de prise de notes, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, connaissance de teams, Utilisation d'outils IA de prise de notes et prépa, connaissance du monde de la formation
Permis : B - Véhicule léger souhaité
Qualification : Agent de maîtrise
Secteur d'activité : Traitement de données, hébergement et activités connexes
Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Bienvenue chez Carif Oref Occitanie
Le Carif-Oref Occitanie est une association (loi 1901) financée par l'Etat et la Région avec le soutien du FSE. Elle assure des missions d'observation, d'information et d'animation dans le champ de la formation professionnelle et de l'emploi en région.
S investir au Carif Oref Occitanie, c est faire bouger les lignes c est s investir auprès des pouvoirs publics pour éclairer la relation emploi-formation !
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