Assistant Administratif de l'Institut d'Intelligence Artificielle en Santé H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Descriptif du poste :

Abréviations IIAS : Institut de l'Intelligence Artificielle en Santé Reims Champagne Ardenne EDS : Entrepot de Données de Santé CHU : Centre Hospitalier Universitaire DIM : Département d'Information Médicale DSN : Direction des Systèmes Numériques AAP : Appel A Projet Missions Gestion de l'agenda et des plannings Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant. Participer à la gestion de l'agenda de l'équipe de l'IIAS. Gérer la boîte mail de la direction et assurer le tri, le suivi et la diffusion des courriels importants. Gestion des dossiers et de la documentation Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la direction (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions, etc.) Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers. Rédiger des documents liés aux activités réalisées. Organisation d'événements et de réunions Participation à la préparation et l'organisation des événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, visioconférences, etc.) Coordination et communication Coordonner les différents intervenants de l'EDS (IIAS, DIM, DSN, etc.) Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe Gestion administrative et financière Participer à la gestion administrative de l'équipe de l'IIAS Assurer la gestion de la facturation, des fournitures et des commandes nécessaires au bon fonctionnement de la structure Participer à la gestion administrative des locaux Rédaction et veille Participer à la rédaction de documents (AAP, soumissions, articles) Assurer une veille sur les appels d'offres et AAP.

Profil recherché :

Niveau de compétences et capacités requises Niveau d'étude : Formation de niveau Bac +2/3 en assistanat de direction/manager Expérience professionnelle : débutants acceptés Niveau de compétences : Maîtrise de la bureautique : Pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise) Connaissances en gestion administrative Connaissance des normes rédactionnelles Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire Maîtrise de l'organisation d'événements Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord Connaissance d'un ERP (type SAP) Bon niveau d'anglais Qualités requises : Dynamisme et réactivité Esprit d'initiative et autonomie Discrétion et respect de la confidentialité Organisation (capacité à prioriser) Rigueur Polyvalence Disponibilité Aisance relationnelle, sens de l'écoute et de la communication Esprit de synthèse Esprit d'équipe Capacité d'adaptation Capacité rédactionnelle (reporting, process, procédures, documentations,)