Assistant·e de Direction H/F Inrae
Paris 7e - 75 CDI- Bac +5
- Service public autres
Détail du poste
Au sein du Siège d'INRAE, vous serez rattaché-e à l'unité Collège de Direction (CoDir), structure opérationnelle du Collège de Direction d'INRAE, qui définit et met en place la stratégie de l'institut.
Vous ferez partie de l'équipe rapprochée du PDG, constituée de 2 assistant-e-s, d'un chauffeur, d'une cheffe de cabinet et de 2 conseillers. Vous participerez à la gestion des relations du PDG d'INRAE avec des interlocuteurs variés. Vous serez en relation fonctionnelle avec les assistants de la Directrice générale déléguée et des Directeurs généraux délégués, des directeurs et directrice scientifiques et du Vice-Président d'INRAE, notamment pour assurer la coordination des rendez-vous et la continuité de service.
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En tant qu'assistant-e du PDG d'INRAE, vos activités principales seront :
- Tenir et suivre l'agenda électronique dense et évolutif du PDG (centaine de créneaux mensuels en France et à l'étranger). Alimenter et utiliser le tableau de bord numérique du cabinet permettant l'instruction et le suivi des demandes de rendez-vous et de participation du PDG à des réunions. Constituer les fonds de dossiers correspondants, en lien avec les membres du cabinet du PDG et en concertation lorsque nécessaire avec les autres assistants ou agents concernés par les rendez-vous.
- Assurer la circulation de l'information et sa fiabilité, l'analyser et communiquer avec les membres du cabinet, les services administratifs d'INRAE, les partenaires internes et externes. Savoir sélectionner, synthétiser et partager les informations pertinentes pour la prise de décision des membres du cabinet et du PDG.
- Apporter des réponses et assurer la gestion des sollicitations téléphoniques et numériques de nombreux interlocuteurs internes et externes. Gérer les courriers et parapheurs entrants et sortants, les enregistrer sur des outils numériques partagés, les mettre en forme et rédiger des courriers/mails de réponse à caractère non technique à des interlocuteurs variés.
- Organiser des réunions sensibles ou de haut niveau : coordonner la logistique afférente à l'organisation de ces événements. Accueillir des visiteurs en veillant au respect des règles protocolaires.
- Participer à la préparation des déplacements nationaux et internationaux du PDG.
- Gérer des notes de frais du PDG et de son cabinet.
- Informer, accompagner et orienter les différents interlocuteurs dans leurs démarches.
- Préparer au nom du PDG des diffusions en interne et en externe (publipostages notamment).
- Assurer le suivi et le reporting des activités en réalisant des tableaux de bord.
- Tenir à jour les informations utiles au fonctionnement du cabinet : tableau de contacts...
Vous travaillerez en binôme avec une autre assistante, sous la responsabilité de la cheffe de cabinet qui sera votre encadrante de proximité et en lien avec les membres du cabinet et les assistantes de l'unité CoDir.
Le profil recherché
Ce poste de niveau Ingénieur d'études (catégorie A) est à pourvoir par voie de mobilité interne ou de détachement.
Poste ouvert aux agents titulaires (fonctionnaires) ou contractuels.
Vous avez le sens des relations humaines.
Vous êtes : rigoureux-se, fiable, réactif-ve, et vous avez le sens de la confidentialité.
Vous savez analyser des informations y compris nombreuses (mails, courriers, notes).
Vous savez rédiger (mails et courriers) et vous adresser à des interlocuteurs institutionnels.
Vous êtes un-e cadre d'appui expérimenté-e, avec des bases en anglais.
Vous êtes autonome, polyvalent-e, avec une capacité à vous adresser à des interlocuteurs personnels ou institutionnels très divers et de haut niveau.
Vous maîtrisez les outils numériques utilisés par le cabinet du PDG (Pack Office ; agendas, tableurs et dossiers partagés ; sites intranet et SharePoint) et pourrez en proposer de nouveaux.
Une grande discrétion et un savoir être professionnel sont obligatoires.
Infos complémentaires
Non renseigné
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
31 000 € / an 2 583 € / mois 17,03 € / heureSalaire brut estimé
37 500 € / an 3 125 € / mois 20,60 € / heureEstimation haute
45 000 € / an 3 750 € / mois 24,72 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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