Assistant de Direction - Commune de Saint Paul H/F Fonction publique Territoriale
Saint-Paul - 974 CDI- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Sous la responsabilité de la Directrice des Ressources Humaines, l'Assistante de Direction assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondants dans le service, direction ou pôle souhaités. Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service et assure le suivi administratif du service.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants.
- Accueillir physiquement les RDV
- Tenir l'agenda de la DRH et l'emploi du temps au quotidien
- Prendre en charge le suivi : de la maintenance des équipements, du stock de fournitures
- Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
- Relever et transmettre les messages
- Enregistrer les demandes d'intervention des différents services
- Assiste un ou plusieurs responsables afin d'optimiser la gestion de leur activité
Traitement et suivi administratif
- Enregistrer le courrier départ : reprographier, mettre sous enveloppe, affranchir
- Réceptionner le courrier arrivé et ventiler entre les différents services
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
- Mettre à la signature
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Reprographier
- Préparer, enregistrer des bons de commande
- Rendre compte de l'avancement de son travail
- Enregistrer et ventiler des factures
Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service (bons de commande, notes de services, PV de
travaux factures...)
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord
- Diffuser les informations demandées à l'ensemble des agents de la commune via des supports de communication
- Aide le service Recrutement dans la gestion administrative des contrats et du personnel
Le profil recherché
- Formation Gestion / Administration
- Niveau Bac +2 (Assistante de Direction)
Savoir :
- Connaissance solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers.
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service connaissance de la collectivité.
- Technique de secrétariat.
- Technique de prise en notes.
- Maîtrise de l'outil informatique (Miscrosoft Office, Internet, Intranet...)
- Maîtrise des logiciels spécifiques.
Savoir-faire :
- Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité.
- Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative.
- Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus.
Savoir-être :
- Capacité rédactionnelles
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie, d'amabilité et d'adaptabilité
- Respecter la confidentialité
- Réactivité
- Sens de l'initiative
- Polyvalente
- Dynamisme
- Motivation
Infos complémentaires
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Estimation basse
23 311 € / an 1 943 € / mois 12,81 € / heureSalaire brut estimé
26 390 € / an 2 199 € / mois 14,50 € / heureEstimation haute
30 000 € / an 2 500 € / mois 16,48 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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