Secrétaire de Direction H/F Ass Dep Accueil Readaptation Sociale
Beauvais - 60 CDI- 2 143 € / mois
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Les missions du poste
Sous la hiérarchie de la Directrice et de la Directrice Adjointe du pôle orientation/logement/accompagnement et de la Cheffe de service SIAO, vous serez chargé(e) de :
L'accueil téléphonique et la gestion de la boite mail générique du SIAO :
La gestion du standard téléphonique :La réception, le traitement et le filtrage des appels téléphoniques : renseigner, orienter, mise à jour des informations sur nos outils et logiciel
Le transfert des appels à l'interlocuteur approprié (Direction, Cheffe de service, Coordinatrice.)
La gestion de la boite mail :Lire, traiter, répondre ou transférer les mails aux bons interlocuteurs
Diffusion aux services du Pôle des mails de veilles informationnelles
La gestion des comptes sur SI-SIAO (création, réactivation pour l'ensemble des opérateurs AHI)
La préparation des commissions d'orientation SIAO :La réception, le traitement et l'enregistrement des dossiers des partenaires (procédures simplifiées) sur un tableau Excel et sur le tableau de la commission Lien avec les partenaires et opérateurs AHI pour le suivi et la relance des dossiers incomplets (fiche navette, absence de note sociale.) Vérification et traitement des demandes SIAO enregistrées dans le logiciel SI-SIAO L'envoi et la diffusion par voie électronique de tableaux aux partenaires de la commission Aide à la préparation de la commission (impression des outils, feuilles d'émargements.)
Le retour des commissions d'orientation SIAO : L'enregistrement des résultats sur le tableau de la commission, sur un tableau Excel et sur le logiciel SI-SIAO (pour les procédures simplifiées)
La diffusion par voie électronique aux participants de la commission et par voie postale aux usagers et aux partenaires du retour de Commission Contact avec les personnes ayant des orientations spécifiques pour assurer la continuité de l'orientation validée par la commission L'archivage de la commission
Les missions de secrétariat général La rédaction de comptes rendus des réunions de pôle et du SIAO
La production et le suivi des plannings des commissions et instances (SIAO, OAJ)
La production, la mise à jour et la transmission des plannings de réunions du pôle
La gestion des commandes internes en lien avec la Secrétaire de direction du pôle Direction Générale
Participation aux données d'observation sociale du SIAO-115
Du classement et de l'archivage
En lien avec la Direction du pôle Aide à l'élaboration de supports de communication
En cas d'absence de la Direction, gestion des mails nécessitant un traitement urgent (informer, réorienter vers un des CDS du pôle)
En lien avec les Cheffes de service du SIAO et du 115 et le service administratif/RH : Le suivi et la centralisation des absences, des congés, des suivis temps de travail des salariés du SIAO/115
Profil requis : Secrétaire H/F qualifié et expérimenté : formation de niveau V BTS Secrétaire de direction ou formation équivalente
Compétences techniques :
Maîtrise de l'outil informatique : Excel, Word, messagerie OUTLOOK, internet
La connaissance du Logiciel SI-SIAO serait un plus
Bonne gestion et transmission de l'information : recevoir, analyser, répondre ou réorienter
Bonne capacité rédactionnelle
Mise à jour de la documentation
Technique d'archivage
Aptitudes professionnelles :
Sens de l'accueil, de l'écoute
Très bon sens de l'organisation
Qualités relationnelles et de communication adaptées au public du SIAO et aux partenaires
Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire : articulation et coordination des actions, communication
Adaptation et gestion des situations urgentes et prioritaires
Capacité à alerter et à rendre compte
Discrétion, autonomie, sens de l'initiative, dynamisme, distanciation
Devoir absolu de réserve et confidentialité
Salaire indicatif brut de base selon diplômes et expérience professionnelle - Accords collectifs NEXEM applicables dans les centres d'hébergement
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 2 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique
Permis : B - Véhicule léger souhaité
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Bienvenue chez Ass Dep Accueil Readaptation Sociale
l'ADARS agit en faveur de l'hébergement d'urgence ainsi que de l'accueil, de l'accompagnement et de la réinsertion des personnes et familles en difficultés sociales. L'objet général se décline en 3 champs d'intervention :L'accueil, incluant le travail d'écoute, d'évaluation et d'orientation de la personne L'accompagnement social, avec ou sans hébergement, La veille sociale et la contribution au recensement, l'analyse et la remontée d'informations sur les besoins repérés sur le terrain
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