Assistante de Direction H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Poste d'assistant de direction H/F à pourvoir pour août 2025

Vos missions :

- Secrétariat de direction
o Accueil des patients, du public et des professionnels de l'établissement
o Courriers : réception, traçabilité et rédaction réponse
o Gestion des agendas du directeur délégué et des directeurs adjoints
o Gestion des déplacements du directeur délégué
o Compte-rendu de réunions, rédaction de note d'information
o Classement papier et dématérialisée
o Gestion de la garde administrative : planning, diffusion du rapport, mise à jour de la mallette de garde
o Suivi des dossiers « carrière » des directeurs (publication de poste, évaluation, prise de congés, etc.)
o Suivi des délégations de signature

- Gestion des instances
o Suivi des instances : calendrier, ordre du jour, préparation dossier, compte-rendu. (Conseil de Surveillance, Directoire et CDU)
o Suivi des cellules de tension saison d'hiver et d'été

- Direction de la relation usager
o Appui opérationnel du directeur adjoint en charge de la relation usager
o Plaintes et Réclamations : réception, enregistrement, instruction, suivi et réponse
o Dossiers de responsabilité civile matérielle : réception, enregistrement, instruction, suivi et réponse
o Suivi de la commission des usagers : arrêté de composition, renouvellement et lien avec les représentants des usagers, rapport de la commission
o Préparation et participation aux cellules d'orientation des plaintes et réclamations mensuelles
o Gestion du tableau de recensement des plaintes et réclamations
o Réception et traitement des réquisitions

- Demandes de dossiers médicaux
o En appui du médecin
o Réception et traitement des appels téléphoniques et mails
o Accueil des patients
o Gestion du tableau de recensement des demandes

- Communication
o Veille de la presse

Savoir-être :