Assistant de Direction H/F Epa Marne

Détail du poste

L'assistant·e de direction joue un rôle essentiel au sein de la DT en facilitant une communication fluide et efficace, en optimisant les échanges, en coordonnant les actions et en assurant une transmission rapide et structurée des informations avec les équipes internes et les partenaires externes (collectivités, département, Disney, syndicats).

Gestion de l'Agenda et des réunions

Planifier et coordonner les rendez-vous et réunions complexes pour le Directeur Technique, l'adjoint au directeur et la responsable du pôle infrastructures,

Organiser les réunions internes et externes : réservation des salles, gestion des invitations, envoi des ordres du jour et des relevés de décisions,

Assurer la logistique : préparation des supports de présentation, vérification du bon fonctionnement des équipements dans les salles.

Communication et gestion des informations

Assurer l'accueil téléphonique, filtrer les appels et gérer l'accueil les visiteurs.

Gérer le courrier entrant et sortant : enregistrement des courriers reçus (mettre en place un tableau de suivi), diffusion et suivi des actions à mener telle que la rédaction des réponses

Rédiger et mettre en forme divers documents (courrier, compte-rendu, présentation)

Assister les ingénieurs dans le communication interne et externe des projets et chantiers en lien avec le service communication (publications LinkedIn, Intranet, etc.)

Gérer et actualiser des bases de données des prestataires et contacts professionnels (sous Outlook)

Support Administratif

Organiser les déplacements professionnels et suivre les ordres de mission de la vingtaine de collaborateurs de la Direction Technique

Gérer les commandes de fournitures en respectant le budget alloué et assurer leur suivi

Assurer l'archivage papier des documents de la direction et le classement électronique

Gestion Financière et suivi budgétaire

Saisir les demandes d'achats dans l'outil interne de gestion financière

Assister la direction technique dans la gestion du suivi des commandes et des factures

Contribuer au suivi de l'exécution budgétaire de la Direction Technique en complétant des tableaux de bord

Coordonner le suivi des marchés et le suivi de la computation des seuils des marchés avec l'appui du Service achats

Contribuer à la gestion des accords-cadres propres à la direction technique.

Veille Juridique

Participer à la mise en place d'une veille juridique et en assurer le suivi, en collaboration avec le directeur et son adjoint pour mieux suivre les évolutions réglementaires impactant les projets

Planification

Utiliser les outils de gestion de projets pour organiser et suivre les tâches et échéances.

Participer activement à la mise en oeuvre d'une politique de modernisation de la direction technique

Mettre en place et gérer un calendrier partagé pour optimiser la planification des réunions et les événements clés de manière à respecter les échéances

Établir des plannings à long terme pour assurer un suivi rigoureux des projets majeurs, avec des jalons et des objectifs clairs

Profil : Issu(e) d'une formation Bac +2 avec une expérience significative d'au moins 5 ans dans le domaine de l'assistanat de direction

Des connaissances des procédures de la commande publique et d'ordre général des procédures administratives et réglementaires et une connaissance du métier de l'aménagement seraient un vrai plus.

Très bonne maîtrise des logiciels Pack Office et bureautiques

Bon esprit d'équipe allié à un sens de l'initiative et du collectif,

Autonomie, organisation, rigueur, esprit de synthèse et d'analyse, polyvalence, afin de pouvoir s'adapter facilement à des situations variées et imprévues

Aisance rédactionnelle et bonne orthographe, car nombreuses productions de documents de suivi et des rapports à destination de différents interlocuteurs internes et externes,

Curiosité pour être à l'affût des évolutions en vue d'améliorer l'organisation de la direction

Compétences requises :

> Anticipation : Préparation en amont,

> Aptitude à raisonner,

> Autonomie : prise d'initiative et proactivité

> Confidentialité sens du service discrétion

> Gérer efficacement les priorités et les imprévus

Parmi les premiers aménageurs résidentiels de France et aménageurs de référence de l'est parisien, EpaMarne-EpaFrance mettent leurs savoir-faire en développement urbain et économique au service des acteurs publics et privés de la 1re et 2de couronne parisienne. Les Établissements publics d'aménagement, historiquement chargés de développer la ville nouvelle de Marne-la-Vallée (27 communes), interviennent aujourd'hui sur un périmètre de 44 communes, réparties sur les départements du 77, 93 et 94, représentant plus de 600 000 habitants. Ils emploient 130 personnes et réalisent un chiffre d'affaires annuel cumulé de 80 millions d'Euros. Les EPA participent à la production de nouveaux logements et contribuent à l'accueil d'activités économiques en apportant des réponses concrètes aux défis écologiques et sociaux ainsi qu'aux évolutions des modes de vie des habitants. Par leurs interventions sur le long terme, leurs capacités opérationnelles et leurs modes d'action diversifiés, les EPA améliorent l'attractivité du territoire et déclenchent des investissements publics et privés.

Missions de la Direction Technique

La Direction Technique, organisée en deux pôles de compétences (Infrastructures & Superstructures, Patrimoine et Environnement), définit et met en oeuvre les politiques techniques de l'EPA. Elle veille à la qualité, aux coûts et aux délais des projets d'ingénierie et de travaux sous maîtrise d'ouvrage de l'EPA, tout en optimisant leur gestion future.

Ses missions principales :

Assurer le respect des cahiers des charges par les prestataires et promoteurs.

Piloter les remises en gestion aux collectivités et gérer le patrimoine foncier et bâti.

Garantir la qualité urbaine et paysagère des projets et intégrer l'innovation pour un développement durable.

Représenter l'EPA dans les réseaux professionnels de l'aménagement, de l'urbanisme et du bâtiment.

Traduire opérationnellement les défis du Plan Stratégique Opérationnel des établissements.

Les pôles spécialisés :

Pôle Infrastructures : maîtrise d'ouvrage et ingénierie pour la création d'espaces publics en ZAC.

Pôle Superstructures, Patrimoine et Environnement : gestion et entretien du patrimoine bâti et foncier, suivi des superstructures et des chantiers promoteurs, ainsi que la mise en oeuvre de la politique de génie environnemental.