Assistante de Direction H/F Fonction publique Hospitalière
Paris - 75 CDI- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public hospitalier
Détail du poste
Mission générale :
- Assurer le secrétariat des deux directrices adjointes de la direction des achats, du développement durable et de la logistique (DADDL), selon leurs secteurs : restauration, développement durable, transports sanitaires, environnement, bionettoyage, linge.
Missions permanentes :
- Accueil téléphonique et physique
- Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques et/ou messages électroniques
- Prise de rendez-vous, gestion des agendas des 2 directrices adjointes
- Tenue de l'échéancier et préparation journalière des documents relatifs à l'agenda
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, diffusion, archivage, reproduction)
- Traitement et mise en forme de documents : comptes-rendus de réunions (réunion mensuelle coordonnateurs, réunion mensuelle restauration, Comité qualité restauration, réunion mensuelle logistique et DD, Comité DD, rapports, courriers, notes, comptes-rendus, entretiens professionnels
- Organisation des réunions en présentiel et distanciel, des points mensuels avec les cadres, calendrier des réunions mensuelles logistiques et restauration
- Réservation et mise en place des salles de réunion
- Programmation des évaluations des cadres
- Classement des dossiers
- Suivi Gestime du personnel encadrant + recensement mensuel des congés
Missions ponctuelles ou spécifiques :
- Parcours d'accueil pour l'intégration des nouveaux cadres arrivants de la DADDL (Poste de travail - Planning pour visite des secteurs - Habilitations SAP- Accès réseaux partagés - Annuaire Intranet DADDL - Salto + accès - Note de bienvenue)
- Suivi et mise à jour des coordonnées cadres de la DADDL
- Préparation des documents aux différentes instances
- Publication et suivi des fiches de postes sur les sites «Talentsoft», «Fédération Hospitalière de France (FHF)», l'APEC (Association pour l'Emploi des Cadres)...
- Recensement des besoins des cadres (Investissements)
- Gestion des demandes d'accès au self
- Gestion des demandes de prestations alimentaires
- Réservation de la voiture de la DADDL + suivi
- Gestion des commandes pour le fonctionnement du service (Fournitures bureau...)
- Suivi des recrutements (DR, Formulaire de sortie, Changement d'affectation) en l'absence de la 2ème assistante de direction (binôme)
- Suivi des contractuels
- Organisation séminaire annuel des cadres de la DADDL, et événements de la direction.
- Organisation congrès et/ou séminaires (transports/hébergement).
Le profil recherché
Connaissances particulières :
- Les logiciels SAPHIR - SMAX - SAP - DISPOSE - GESTIME...
Savoir-faire requis :
- Excellente maîtrise de l'outil informatique : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Gestime, Intranet, SharePoint
- Excellent orthographe et esprit de synthèse
Infos complémentaires
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Estimation basse
31 000 € / an 2 583 € / mois 17,03 € / heureSalaire brut estimé
37 500 € / an 3 125 € / mois 20,60 € / heureEstimation haute
45 000 € / an 3 750 € / mois 24,72 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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