Secrétaire Médicale au Pool Secretariat H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Poste à temps plein
Poste à pourvoir à compter du 01/05/2025

ACTIVITES PRINCIPALES :

Accueil :

- Physique des usagers
- Accueil téléphonique des usagers et des partenaires de soins
- Prise de rendez-vous de consultation et d'examens

Au décours de la consultation :

- Planification et organisation de futurs rendez-vous (consultation, examen)
- Planification d'intervention au bloc opératoire
- Saisie des actes de consultation

- Gestion des futures admissions : demande de pré-admission et étiquettes

- Gestion bureautique :
- Frappe de documents (comptes rendus d'hospitalisation, de consultation, d'examens spécifiques, compte rendus opératoires, synthèses pluri-disciplinaires)
- Correction des courriers (relecture, correction, remise en forme, destinataires)
- Gestion de la boite d'envoi : validation et envois apicryptés ou postaux

Gestion du dossier patient :

- Création
- Demande de dossiers aux Archives Centrales
- Classement du séjour à la sortie
- Préparation des consultations et vérification des éléments du dossier (résultats d'examens en attente, etc)
- Classement des documents reçus après la sortie
- Numérisation des documents papier pour le dossier patient informatisé
- Suivi des entrées et sorties dans le service, localisation des dossiers
- Organisation de la sortie du patient et/ou du transfert éventuel
- Préparation du chariot de retour aux Archives Centrales
- Gestion du courrier interne/externe : distribution, relève de la boîte à lettres, tri, répartition aux différents interlocuteurs
- Saisie du planning du secrétariat et transmission à la coordinatrice des secrétariats médicaux
- Frappe de courriers administratifs hors dossier patient.

SPECIFICITE(S) DANS LE METIER :

- Etre capable de remplacer dans les différents secrétariats d'unité fonctionnelle d'hospitalisation et/ou de consultation (hors Pharmacie Laboratoire)
- En cas de non remplacement :
- Frappe à distance pour différents secteurs Aide à la gestion de la boite d'envoi
- Classement
- Numérisation
- Mise sous plis

RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES :

Hiérarchique(s)

- Directeur
- Directeur des Ressources Humaines
- Coordinatrice des secrétariats médicaux
Fonctionnelle(s)

Médecins de l'unité / sages-femmes
- Cadre de santé et équipe de soins
- Equipe para-médicale

SAVOIR-FAIRE REQUIS

- Aptitude à la communication orale directe et téléphonique
- Facultés relationnelles
- Aptitude et sens du travail en équipe
- Identification / analyse des situations d'urgence

PRE-REQUIS INDISPENSABLE POUR L'EXERCER

Compétence(s) requise(s)

- Maîtrise des logiciels métiers : EASILY Virtual Archives Web100T FCC téléphonie PASTEL
- Connaissance et utilisation des logiciels institutionnels : Webmail BlueMédi
- Connaissance et utilisation des outils de bureautique de base : Word Excel
- Utilisation de sténorette
- Frappe rapide et efficace
- Terminologie médicale générale et spécialisée
- Respect des règles d'identito-vigilance
- Orthographe, bonne syntaxe, vocabulaire

Qualité(s) relationnelle(s)

- Bonne présentation, souriante et agréable
- Bonne expression orale
- Respect des personnes et de la confidentialité
- Capacité d'ouverture et de tolérance
- Dynamisme et esprit d'initiative
- Esprit méthodique et sens de l'organisation
- Rigueur
- Investissement et motivation
- Maîtrise de soi, gestion du stress et des émotions
- Confiance en soi
- Adaptation et mobilité
- Polyvalence
- Disponibilité
- Ponctualité