Gestionnaire Comptable et Achats- Adjoint Administratif H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Métier : Gestionnaire comptable et achat
Service : Services économiques Cellule marchés de travaux, contentieux et patrimoine
Pourcentage de temps de travail : 100%
Définition du poste :
L'adjoint administratif gère pour son secteur l'ensemble des commandes de la réception du besoin jusqu'à la liquidation : Saisie des commandes, réception informatique pour certains achats, liquidation des factures,
gestion des litiges (problèmes liés à la commande, la réception, la facturation) avec les fournisseurs et les services utilisateurs, participation à la clôture comptable.
Il assiste le responsable de la cellule marchés de travaux, patrimoine et contentieux. Il assure un accueil téléphonique, du classement et de l'archivage.

Missions principales :
Orientation et traitement des demandes des services (bons intranet, recensement des besoins,
demandes de devis, recherche de fournisseurs)
Elaboration de bons de commande
Saisie des engagements annuels
Réception (informatique) des fournitures et prestations
Contrôle et liquidation des factures
Etablissement d'états d'acomptes et de décomptes généraux incluant la révision des prix
Etablissement de certificats administratifs (pénalités, gestion des retenues de garanties notamment)
Règlement des litiges, relances fournisseurs
Création et suivi des fiches d'immobilisations (entrées, transferts d'UF (Unités Fonctionnelles), sorties)
Mise en place de tableaux de suivi des dépenses
Réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques
Suivi des procédures de marchés publics
Vérification ou établissement, et notification de pièces contractuelles relatives à l'exécution du marché
Gestion des pièces marché dans le logiciel de Gestion Economique et Financière

Missions complémentaires :
Secrétariat
Recherche de locaux
Gestion du parc biomédical (achats, location, maintenance)
Gestion du mobilier (suivi du stock, cessions/dons/mise au rebut)
Gestion des sinistres en lien avec les assurances
Classement et archivage

Relations fonctionnelles :
Direction des Services Economiques, des Travaux et de la Logistique
Ensemble de directions de l'établissement
Professionnels des services de soins
Fournisseurs et transporteurs

Savoir-faire :
Evaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Suivre, analyser et optimiser les processus dans son domaine de compétence
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
Travailler en équipe/en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers comptables (commande, réception, liquidation)
Savoir-être :
Sens de l'organisation et de l'initiative
Rigueur
Goût du contact (tant avec les services utilisateurs que les fournisseurs)
Qualifications :
Connaissance des logiciels de bureautique et de messagerie : Word, Excel, Outlook
Des notions en comptabilité et achat public seront appréciées
Formations Obligatoires :
Sécurité incendie
Etudes préparant au métier et diplôme(s) :
Diplôme ou formation spécialisée dans le domaine comptable (CAP BEP ou Bac professionnel)
Correspondances statutaires éventuelles :
Adjoint administratif CAT C
Risques professionnels :
Exposition prolongée à un écran