Technicien en Gestion Administrative H/F CNRS

Détail du poste

Au sein d'une équipe motivée et dynamique (5 agents permanents), le/la secrétaire gestionnaire participe à la mise en place et au suivi des offres de l'association. Elle assure les inscriptions et le suivi des dossiers dont elle a la gestion et apporte un soutien administratif et logistique aux ouvrants droit. Elle participe également à l'accueil et à l'information des personnels travaillant à l'Université ou au CNRS.
Activités
Organisation et gestion des activités :
Organisation des activités, en lien avec les référents bénévoles
Elaboration de bilans quantitatifs et qualitatifs des activités
Propositions d'améliorations pour les activités
Communication : mise à jour des formulaires d'inscription aux activités, réalisation d'affiches, de fiches d'information, et de divers supports de communication en direction des agents

Gestion - Comptabilité :
Constituer et instruire des dossiers d'inscription aux activités
Saisir des données et mettre à jour les fiches des ouvrants droit et des activités dans une base de données interne
Établir les factures à l'attention des agents et encaisser les paiements
Participer au suivi de gestion comptable des activités en lien avec la comptable

Secrétariat :
Accueillir le personnel et donner des informations sur les activités de l'association
Assurer une partie de la communication et de la mise à jour du site internet
Participer à l'archivage et au classement des documents internes

Compétences
Maîtriser les techniques de secrétariat (rédaction de documents simples, maîtrise de l'orthographe)
Maîtriser et exploiter les ressources des outils informatiques (traitement de texte, tableur, base de données, internet, messagerie électronique...)
Disposer de facilités naturelles pour les relations avec le public et le souci d'informer
Savoir travailler en équipe
Avoir la capacité de travailler en autonomie tout en sachant rendre compte
Avoir un esprit d'initiative et un intérêt pour la fonction
S'informer sur les textes réglementaires en vue de leur application
Contexte de travail

Le/la secrétaire gestionnaire exercera ses fonctions au secrétariat basé au CNRS (polygone scientifique Grenoble), sous l'autorité de la présidente, et en collaboration étroite avec la coordinatrice et la comptable. Il/elle pourra être amené.e à travailler exceptionnellement sur le site du campus de St Martin d'Hères. Il/elle sera accompagné.e dans sa prise de poste par les collègues en poste.
Ce poste est fortement ouvert sur le relationnel, il requiert des qualités d'écoute et est soumis à l'obligation de réserve et de confidentialité. Il requiert également un solide sens de l'organisation, des capacités d'adaptation aux situations de travail diverses et variées, et une certaine appétence pour les chiffres.