Assistant - Assistante de Direction H/F Gerontopole Sud
Marseille 5e - 13 CDI- 2 000 - 2 500 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Nous recherchons notre assistant.e de direction pour rejoindre notre équipe dynamique.
Vous assisterez le directeur dans sa gestion de l'agenda et le secrétariat. Vous ferez l'interface avec les partenaires internes et externes et vous serez en charge de l'accueil physique et téléphonique de la structure.
Vous serez amené ponctuellement à faire des déplacements régionaux avec l'équipe.
Vous interviendrez dans les délais impartis, en respectant les consignes, les procédures et le règlement de fonctionnement de l'association en vigueur tout en veillant à la bonne gestion et au suivi régulier des dossiers administratifs et institutionnels.
L'assistant(e) de direction de notre centre Gérontopôle Sud occupera ainsi une position stratégique au sein de l'association car il(elle) est l'interlocuteur(ice) privilégié(e) des acteurs externes et qu'il(elle) constitue par ailleurs l'interface entre le Directeur et l'ensemble des partenaires.
Conditions de travail :
La permanence du secrétariat de Gérontopôle est assurée de 9H00 à 16H30.
Les horaires des agents sont fixés en fonction d'un planning assurant un roulement hebdomadaire de leur temps de travail.
Détails des missions :
Mission 1 : Tâches administratives courantes
L'assistant(e) de Direction a la charge de l'ensemble des tâches administratives courantes, qu'il(elle) assure quotidiennement en fonction des besoins.
Les principales tâches concernent :
- L'accueil physique et téléphonique et gestion des relations internes et externes
- Les travaux de dactylographie et de bureautique (reprographie.) tri et suivi du courrier
- La gestion de l'agenda du Directeur et organisation des réunions de travail
- L'élaboration et la diffusion de notes d'informations internes, de comptes rendus ou de
rapports
Mission 2 : Tâches administratives spécifiques
- Gestion des contacts du gérontopôle sud avec mise à jour des listes de diffusion
- Suivi des adhérents
- Suivi des instances Organisation Assemblée Générale et Conseil d'Administration :
o Réalisation du planning prévisionnel
o Convocations aux membres, Suivi des présences
o Organisation des séances : réservation salle, préparation documentation
o Rédaction PV et envoi aux membres
- Remise en forme et publication des articles rédigés par les chargés de mission
- Achats et suivi de la facturation en collaboration du cabinet comptable
- Certains paiements dans la limite de la délégation
- Réservation événements
Les missions de l'assistant(e) de Direction nécessitent de la polyvalence, de la réactivité et de l'adaptabilité. L'assistant(e) de Direction fait ainsi preuve de qualités relationnelles confirmées par l'adoption de postures adéquates en fonction de l'interlocuteur. La neutralité est également souhaitée autant que la discrétion professionnelle qui constitue un impératif absolu pour cette fonction.
Le profil recherché
Experience : 2 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Méthode de classement et d'archivage, Modalités d'accueil, Normes rédactionnelles, Techniques de numérisation, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Collecter et analyser des données, des informations, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Gérer un planning, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser des déplacements professionnels, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier, Relayer de l'information, Utiliser les outils numériques, Méthodologie de classement,Charte dactylographique, qualités relationnelles, qualités rédactionnelles : expression orale& écrite, Connaissance de l'institution et fonctionnement, travailler en équipe, Maîtrise des logiciels informatiques,capacité d'adaptation, réactivité
Permis : B - Véhicule léger souhaité
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Activités des organisations professionnelles
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
- Marseille 5e - 13
- CDI
Créez une alerte
Pour être informé rapidement des nouvelles offres, merci de préciser les critères :
Finalisez votre candidature
sur le site du partenaire
Créez votre compte pour postuler
sur le site du partenaire !
sur le site du partenaire
sur le site du partenaire !
Ces offres pourraient aussi
vous intéresser
Recherches similaires
- Emploi Assistante de direction
- Emploi Secrétariat
- Emploi Aix-en-Provence
- Emploi Salon-de-Provence
- Emploi Arles
- Emploi La Ciotat
- Emploi Aubagne
- Emploi Martigues
- Emploi Istres
- Emploi Miramas
- Emploi Vitrolles
- Emploi Saint-Martin-de-Crau
- Emploi Hôtesse d'accueil
- Emploi Secrétaire médical
- Emploi Agent d'accueil
- Emploi Assistant de gestion
- Emploi Assistant de manager
- Entreprises Secrétariat
- Entreprises Assistante de direction
- Entreprises Marseille
- Emploi Fonction publique
- Emploi Collectivités
- Emploi Fonction publique territoriale
- Emploi Assistant
- Emploi Junior
- Emploi Cdi Marseille
- Emploi Fonction publique Marseille
- Emploi Collectivités Marseille
- Emploi Fonction publique territoriale Marseille
- Emploi Public Marseille
{{title}}
{{message}}
{{linkLabel}}