Assistante de Site - Temps Partiel H/F Docaposte
Strasbourg - 67 CDI Temps partiel- Bac +2
- Services aux Entreprises
- Secteur informatique • ESN
- Exp. 1 à 7 ans
Les missions du poste
Description de la mission
AR24, business unit de Docaposte dédiée à l'activité de recommandé électronique recherche un assistant de site sur Strasbourg à temps partiel :
SECRETARIAT / LOGISTIQUE
- Gestion du courrier (entrant et sortant), réception de marchandises
- Commande des déplacements de certains collaborateurs
- Gestion d'agendas et réservation de salles
- Effectuer les accueils téléphoniques et physiques (collaborateurs/visiteurs), mettre à jour le cahier d'enregistrement des visiteurs ; faire les demandes de badge pour les visiteurs et récupérer les badges
- Secrétariat commercial : aide à la constitution de dossier de réponse à appel d'offres (récupérer les documents obligatoires etc.) ...), lancement des circuits de signature des contrats clients
- Mets à jour les informations de l'entreprise sur différents sites et logiciels à la demande des clients ou prestataires;
- Lancement de circuits de signature électronique
- Réaliser les commandes de fournitures et petits matériels pour le bon fonctionnement du site
- Veiller au respect des consignes de tri dans le cadre de la démarche RSE
· COMMUNICATION INTERNE / EVENEMENTIEL
- Préparation et gestion du bon déroulé de la réunion mensuelle d'information du personnel
- Organisation logistique d'événements internes (séminaire annuel, repas de noël, pots, visites clients...) : recherche de salles, traiteurs, demande de devis etc.
- Commande de cadeaux pour les naissances, mariages etc.
· REFERENT SECURITE DES LOCAUX
- Interlocuteur local de la Direction immobilier et services généraux en ce qui concerne la sécurité et la conformité des bureaux
- Tenue du registre de sécurité
- Veille au bon déroulement des contrôles de sécurité (électricité, incendie)
- Participe à l'organisation des exercices d'évacuation du site
- S'assure de la bonne gestion du matériel de secours (trousse de soin, registre soin d'infirmerie, etc)
- Participe aux comités maintenance HSE organisés par le groupe
- Tiens à jour le DUERP (Document Unique d'Evaluation des Risques Professionnels) en lien avec les managers concernés
· RELAIS ACHATS ET COMPTABILITE
- Réalise les demandes d'achats et suit les commandes associées pour les prestations relatives à ses missions
- Assure le contrôle des factures liées aux commandes réalisées
- Réalise le back-up de l'assistant administratif sur les commandes des autres services
· RELAIS RH de proximité
- Prépare avec le manager l'arrivée des nouveaux collaborateurs (commande de matériel, préparation de bureau, création de badge) et assure l'onboarding relatif au site (visite des locaux, présentation des consignes...)
- Communique à la RRH basée au siège à Ivry les courriers qui seraient arrivés par erreur à Strasbourg
- Procède aux affichages réglementaires à la demande de la RRH
Ces activités ne revêtent pas un caractère exhaustif. Evolutives, elles peuvent être précisés et/ou modifiées.
Votre nouvel environnement
- Rattachement hiérarchique : DG
- Relations fonctionnelles : Ensemble des services de la BU, services de Docaposte (Services Généraux, direction immobilier, ressources humaines...)
- Relations extérieures : services généraux de l'immeuble de La Poste, PC sécurité, fournisseurs...
Le poste est situé dans le centre de Strasbourg,
7 rue de la fonderie.
Nous vous accompagnons
-
Nos étapes de recrutement
Les étapes de recrutement peuvent varier selon l’offre à laquelle vous postulez.
-
Rencontre avec un recruteur RH
-
Rencontre avec le manager N+1
-
Rencontre avec le manager N+2
Le profil recherché
Temps partiel : horaire matin (8h-12H)
Equipes : 60 collaborateurs à Strasbourg, 10 à Paris
- SAVOIR
Niveau Bac +2
Formation BTS Assistant administratif ou de gestion de préférence
Expérience professionnelle de 2 ans minimum dans un poste d'assistant polyvalent
- SAVOIR-FAIRE
Maîtrise du Pack Office
Connaissance de logiciels ERP (idéalement Sages X3) serait un plus
Savoir analyser un devis, une facture
Qualités rédactionnelles, excellente orthographe
Pilotage
- SAVOIR-ETRE
Prise d'initiative
Polyvalence et adaptabilité
Qualités relationnelles (écoute, esprit d'équipe), facilitateur
Organisation
Sens du service
Discrétion et confidentialité
Raisons de nous rejoindre
-
Equilibre vie pro-vie perso grâce au télétravail
-
Locaux modernes
-
Mobilité interne et large diversité de métiers
-
Institut de fomation interne certifié Qualiopi
-
Animations fédératrices locales et nationales
Bienvenue chez Docaposte
AR24 est une solution de Docaposte depuis juillet 2020. Prestataire qualifié eIDAS et nouvellement certifié PVID en 2023, AR24 offre l'agilité d'une start-up avec les opportunités et la robustesse d'un grand groupe. leader de la Lettre Recommandée Électronique et expert de la vérification d'identité à distance, AR24 adresse tous les secteurs d'activité. Ses solutions de confiance numériques sont utilisées par toutes les entreprises soucieuses d'accélérer leur digitalisation.
Au sein d'une équipe d'environ 70 collaborateurs, répartie entre Strasbourg et Paris, vous pourrez valoriser et développer vos compétences dans un environnement dynamique, bienveillant et tourné vers la satisfaction client.
Référent de la confiance numérique en France et filiale du groupe La Poste, Docaposte accompagne toutes les entreprises et institutions publiques dans leur transformation et leur permet de l'accélérer, en confiance. L'entreprise se compose de filiales, marques et Business Units qui adressent de nombreux secteurs : banque/finance, assurance, santé, secteur public, Small & Midsize Business (TPE, PME), commerce, industries, services, utilities et telecom.
Docaposte compte plus de 60 000 entreprises et administrations clientes, 6 500 collaborateurs répartis sur près de 95 sites en France et 18 à l'international. Docaposte a réalisé 954 M€ de chiffre d'affaires en 2023.
Plus d'information sur www.docaposte.com
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