Office Manager Anglais-Allemand H/F Qualis Recrutement

Détail du poste

Nous recherchons pour notre client, spécialisé en photovoltaïque, un(e) Offcie Manager, en CDI. L'entreprise est située dans le secteur Corbas / Saint-Priest / Genas.

Responsabilités :
- Encadrer un(e) alternant et un(e) assistant administratif.

Le service gère :
- Rédaction de devis et correspondances
- Organiser le classement et archivage de documents et dossiers (physique et électronique)
- Gérer les relations avec organismes de recyclage
- Réceptionner, traiter et rédiger les courriers et e-mails du bureau
- Réaliser de courtes traductions, gestion des agences de traduction
- Gérer les envois et réception de factures, courriers et colis
- Accueillir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques
- Documents et procédures chantier (PPSPS, dossier administratif, Provigis)
- Mise à jour des bases de données / GEDs internes (Salesforce, Buildertrend, ELO)

L'Office manager gère :
- Suivi budgétaire
- Interactions avec le cabinet comptable pour clôtures mensuelles et annuelles
- Interactions avec impôts, URSSAF, Ants, et autres administrations
- Suivi de certains aspects RH (congés payés, heures techniciens, échanges avec CIBTP, ProBTP, médecine de travail)
- Facturation et trésorerie
- Traitement et paiement des factures fournisseurs, gestion des encaissements
- Gérer les contrats en vigueur (voitures, services, sous-traitants...)
- Rédiger les procédures et informations documentées liés aux normes 9001 et 14001

Formation :
A minima : Bac Pro gestion administrative - BTS assistant de manager, assistant de gestion PME-PMI
Langue(s) et niveau : Bilingue Allemand, anglais professionnel, la connaissance de l'Espagnol est un plus

Compétences et connaissances spécifiques
- Maîtriser la langue française à l'écrit et à l'oral
- Maîtriser l'anglais et l'allemand dans un environnement international
- Être très organisé et à l'aise dans un environnement technique
- Maitriser, appliquer et vérifier les exigences des normes ISO 9001 et 14001. Il anime également le SMQE et pilote un/des processus.
- Maîtriser l'informatique (Word, Excel, PowerPoint), logiciels internes du groupe

Engagement qualité & environnement :
- Respecter les processus commercial, achats, gestion, admin & RH

Hiérarchie :
Rattaché au Directeur de la filiale
Liens fonctionnels :
Chargés d'affaires, Techniciens itinérants