Assistant·e Direction Secrétariat Particulier de la Rectrice Déléguée à l'Esri H/F Ministère de l'Education nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche
Nancy - 54 CDI- 1 900,19 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Placé(e) sous l'autorité directe de la directrice de cabinet, l'assistant(e) de direction participe à l'organisation quotidienne du travail du cabinet ESRI, notamment en assurant les missions suivantes :
Secrétariat : suivi du courrier et des parapheurs.
Gestion de la messagerie : veille en continu, gestion et suivi en autonomie de la boite mail fonctionnelle du secrétariat du cabinet ESRI. Selon les situations, réponses, ventilation aux délégués ou directeurs régionaux concernés, traitement des demandes en lien avec la directrice de cabinet ESRI.
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Gestion de l'agenda de la rectrice pour l'ESRI : suivi et gestion de l'agenda en lien avec la directrice de cabinet ESRI et dialogue si nécessaire avec le cabinet du recteur de région académique. Collecte et recensement des demandes d'audience, des invitations à des événements et des manifestations extérieures. Montage de réunions (régulières ou occasionnelles) internes au rectorat ou externes, notamment avec les universités, les organismes de recherche, les CROUS, le ministère. Planification des instances auxquelles la rectrice déléguée pour l'ESRI participe (CA du CROUS, comités de pilotage...).
Préparation des réunions à l'agenda : demande de contributions aux services, suivi de la logistique des événements et rencontres auprès des organisateurs ou établissements (déroulé, liste des présents...), préparation des dossiers correspondants et élaboration de résumés.
Accueil : Accueil physique et téléphonique pour la rectrice et la direction du cabinet, à un haut niveau protocolaire, des invités ou personnes reçues en audience. Réservation et préparation d'une salle, de la visioconférence en cas de besoin.
Préparation des déplacements : information au chauffeur, réservation des billets de train, réservation d'hôtels, information aux rectorats d'académie et aux élus. Suivi logistique des déplacements. Mobilisation en amont de la direction de la communication pour les événements qui le requiert et suivi des publications.
Comptes rendus et synthèses :participation aux réunions hebdomadaires ESRI (prise de note, réalisation de synthèses).
Archivage : Mise à jour de différents tableaux de données (listes d'envois, remontées...), constitution de dossiers thématiques (circulaires, notes...).
Participer à l'amélioration des processus, en lien avec la directrice de cabinet de la rectrice pour l'ESRI.
Le profil recherché
Savoir-faire :
- Gérer un agenda
- Rédiger des courriers, des compte-rendus et des synthèses
- Communiquer des informations en interface entre différents interlocuteurs
Savoir-être :
- Grande rigueur dans la gestion du quotidien et sens de l'organisation
- Réactivité, capacité à prioriser et à prendre des initiatives, à gérer les urgences.
- Capacité d'adaptation et disponibilité (poste caractérisé par des changements fréquents de priorités, d'urgences...) et très impacté par l'actualité extérieure (crise sanitaire, élections, mouvements sociaux...).
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- Discrétion, loyauté, diplomatie, respect de la confidentialité
- Sens des relations humaines et du travail en équipe
- Capacité à s'approprier rapidement de nouveaux enjeux ou outils
- Capacité à partager l'information et à rendre compte
Connaissances :
- Techniques du secrétariat
- Classement, archivage
- Outils bureautiques et administratifs et applications informatiques métier
- Environnement administratif, institutionnel et politique
- Organisation de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation et de l'écosystème régional
Infos complémentaires
Les personnels contractuels : indice majoré 386, soit 1900.19€ bruts.Les personnels titul
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