Gestionnaire Administratif Pole Gestion de la Population - Suippes H/F Fonction publique Territoriale
Suippes - 51 CDI- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Directement rattaché au Directeur Général des services, il assure la réalisation d'une ou plusieurs opérations de gestion administrative dans le domaine d'activité gestion de la population.
Autonomie dans l'organisation du travail et nécessaire polyvalence.
- Assurer le poste d'accueil téléphonique et physique du public
- Garantir l'accueil des usagers et la gestion de leurs demandes
- Gérer le courrier arrivé départ des services communaux
- Gérer les courriels de la messagerie générale
- Renseigner, informer et orienter vers le bon interlocuteur le cas échéant
- Etablir les dossiers de demandes CNI - passeports (contrôler la validité des dossiers : photo, documents fournis...)
- Transmettre les dossiers aux autorités compétentes
- Remettre et délivrer les documents d'identité
- Traiter la partie administrative (statistiques, destruction, gérer et optimiser le planning des RDV)
- Délivrer les copies d'actes d'état-civil
- Légaliser les signatures
- Contrôler les documents et alerter en cas de problème
- Gérer l'activité de l'Etat civil : rédaction des actes de naissances, reconnaissance, mariage, décès, tenue des registres (mention marginales, tables annuelles, et décennales)
- Réaliser les dossiers de PACS
- Traiter, délivrer les demandes de livrets de famille
- Participer à l'organisation des cérémonies de mariages, PACS et baptêmes républicains.
- Accompagner les élus dans les réunions de préparations aux cérémonies.
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au bon fonctionnement du service à la population
- Assister le responsable du service gestion de la population dans l'organisation du travail en équipe
- Assurer le suivi administratif des autorisations d'urbanisme et autorisations au titre des ERP, des documents en lien avec l'urbanisme
- Gestion des listes électorales et du répertoire électoral unique REU
- Préparation des scrutins lors des élections politiques
- Coordonnateur communal pour le recensement de la population
- Gestion des activités funéraires et assurer le bon fonctionnement du cimetière
- Enregistrement des opérations funéraires
- Participer à des réunions d'information avec les usagers et/ou partenaire
- Gestion de l'archivage des dossiers du service
Le profil recherché
* Savoirs : Connaissance générale sur le fonctionnement l'organisation des collectivités et notamment ses processus décisionnels. Connaître le cadre réglementaire et juridique lié aux domaines d'intervention : Etat civil code civil, plateforme biométrique, circulaire consignes...
* Savoir- Faire (techniques) :
- Maîtrise des procédures administratives et juridiques
- Esprit d'analyse, réactivité, autonomie et prise d'initiative tout en rendant compte à sa hiérarchie
- Qualité relationnelles et rédactionnelles
- Autonomie dans l'organisation des missions
- Savoir organiser son temps et travailler en équipe
- Capacité à hiérarchiser les priorités
- Aptitudes à gérer simultanément différentes tâches
- Grande disponibilité vis-à-vis du public avec une bonne gestion des risques de conflits
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Relation et coopération avec l'ensemble des services, avec d'autres partenaires publics et privés
- Totale rigueur requise, poste pouvant être exposé à des risques d'ordre juridique susceptibles d'engager la responsabilité de l'agent.
* Savoir être :
- Sens aigu du service public, de l'organisation et du travail en équipe
- Bonne maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Web...)
- Disponibilité auprès des usagers, des élus et des agents
- Savoir réagir rapidement et faire face à toutes situations dans l'urgence
- Méthodique et rigoureux
- Bonne communication interne externe
- Respect du secret professionnel et discrétion
- Capacité à être force de proposition
- Sens des responsabilités.
- Savoir travailler en équipe et seul
- Accueil bienveillant
Infos complémentaires
Selon la grille indiciaire
- Suippes - 51
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