Assistant Formation CDD Remplacement Maternité H/F Chambre de Commerce et d Industrie Ter
L'Isle-d'Espagnac - 16 CDD- 2 100 - 2 200 € / mois
- 🕑 5 mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Les missions du poste
CDD REMPLACEMENT CONGÉ MATERNITÉ
Au sein de la CCI Charente Formation, sous la responsabilité de la Directrice en charge des formations professionnelles ; vous avez la charge de la gestion administrative des formations. Vous assurez la conformité et la saisie des informations nécessaires à l'édition et à la transmission des contrats et conventions, à la réalisation et au suivi de la formation, à la certification, à la facturation et aux différents suivis et reporting exigés (internes et externes). Vous utilisez les outils du système d'informations internes (Yparéo) et externes (plate-formes EN, DREETS, autres). Vous collaborez à la gestion et à la coordination des moyens, à l'écoute et à la transmission des informations auprès des apprenants, des familles, des entreprises, des équipes internes et autres parties prenantes.
Gestion accueil et information :
- Être responsable de l'accueil et du renseignement des visiteurs et des clients internes et externes ;
- Assurer les contacts et communications téléphoniques ;
- Réceptionner et transmettre les courriers, contrats, dossiers et autres documents papiers et électroniques ;
- Consulter, répondre et dialoguer avec les différents services internes, les partenaires institutionnels et les clients (entreprises, étudiants, apprentis, stagiaires, service de la Région, du Rectorat.). ;
- Communiquer aux formateurs toutes les informations nécessaires au fonctionnement de leur service de formation, avec les apprenants pour leur scolarité et avec les entreprises pour le suivi de leur apprenti ou stagiaire ;
- Assurer l'interface entre les clients (Entreprises, jeunes, branches professionnelles, réseaux, etc.) et le développeur.
Gestion administrative :
- Mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus, tableaux de bord, concevoir tout ou partie de ceux-ci ;
- Rédiger les dossiers, contrats et conventions spécifiques au service ;
- Etablir les dossiers et convoquer les étudiants, apprentis ou stagiaires et transmettre tous les éléments de suivi et de gestion des formations ;
- Traiter les enquêtes diverses, tenir les statistiques du service et les tableaux de bord des différentes activités ;
- Participer avec le responsable pédagogique à la collecte des notes et des appréciations des formateurs et établir les bulletins semestriels des apprentis.
Suivi pédagogique :
- Assurer l'interface entre les intervenants, les apprenants et les responsables pédagogiques ;
- Créer les accès informatiques des intervenants, apprenants et tuteurs ;
- Organiser les jurys de soutenances, de projet et de stages ;
- Participer à l'inscription des apprenants aux examens ainsi qu'à leur organisation avec le service planning et le responsable pédagogique ;
- Participer à l'organisation des réunions d'équipes pédagogiques et des réunions tuteurs.
Développement et promotion de l'établissement
- Participer aux différents événements de promotion de l'établissement, des formations et des métiers ;
- Contribuer en coordination avec le chargé développement à la mise en place des TRE, au placement des apprentis en entreprise, à l'organisation de jurys de recrutement.
Formation : Formation Bac +2 ou équivalent en gestion administrative.
Expérience de 2 à 3 ans minimum dans l'assistanat administratif et si possible dans un centre de formation.
Avoir une vision globale de l'environnement de la formation et de l'apprentissage en particulier. Connaître les dispositifs de formation en alternance.
Compétences / connaissances :
- Aisance relationnelle, au téléphone notamment
- Maîtrise des outils numériques et bureautiques : Word, Excel (fusions, publipostage, tableaux croisés dynamiques, Outlook),
- Expérience éventuelle de solutions de formation telle qu'Yparéo ou d'accompagnement à distance
- Travail en autonomie
- Gestion du temps et des délais
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 2 An(s)
Compétences : Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion, Concevoir des supports de suivi et de gestion
Qualification : Agent de maîtrise
Secteur d'activité : Activités des organisations patronales et consulaires
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Bienvenue chez Chambre de Commerce et d Industrie Ter
La Chambre de Commerce et d'Industrie Territoriale de Charente est un établissement public, dirigé par des chefs d'entreprises industrielles, commerciales et de services, élus pour 5 ans par l'ensemble des entreprises inscrites au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) en Charente. Elle est rattachée à la CCI régionale Nouvelle Aquitaine.
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