Gestionnaire de Planning - Enseignement Supérieur H/F Universite Paris-Saclay
Sceaux - 92 CDD- 1 900 - 2 400 € / mois
- 🕑 36 mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Mission du service / positionnement hiérarchique :
Les plannings des cours et les examens de l'UFR sont organisés par le service des Relations avec les Équipes pédagogiques, l'Adjoint-e organise toutes les épreuves écrites et orales de la Licence au Masters en étroite collaboration avec le responsable du service et en liaison fonctionnelle avec les enseignants-es et la scolarité en veillant à l'application du règlement des études, des textes en vigueur et au respect des procédures et des calendriers. Les dates précises des sessions d'examens sont fixées chaque année par le Conseil d'administration de l'Université.
L'adjoint-e en gestion administrative exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure. Il recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l'unité. Il/Elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs-rices internes et externes.
Missions principales de l'agent-e :
Organiser et planifier, en lien avec les enseignants-es et leur équipe pédagogique, les cours magistraux et des travaux dirigés en Licence 1 et 2 en droit (Division A et B : soit plus de 1000 étudiants-es, 19 cours magistraux à positionner en simultané, sur le semestre 1 2024/2025 et 117 groupes de travaux dirigés, sur le semestre 1 2024/2025) ainsi qu'en Licence 3 et Master 1 et 2 économie-gestion ;
Gérer les demandes d'annulation puis de remplacement de cours ;
Gérer, en lien avec les enseignants-es, les planifications de galop d'essai et de consultation des copies d'examens (session Décembre et Avril) ;
Organiser les sessions d'examens de certains Master en économie-gestion ;
Assurer l'information et l'accueil des enseignants-es sur les questions relatives aux examens (règlements d'examen) ;
Élaborer, en lien avec les enseignants-es, les calendriers d'examens (en vue de leur diffusion) ;
Assurer la demande, la réception et l'impression des sujets d'examen ;
Veiller, en lien avec le pôle appariteurs du SREP, à la préparation matérielle des épreuves (planification et réservation des salles et des amphithéâtres et assurer leur saisie dans l'application Celcat ;
Organiser, en lien avec le SAVE, les examens des étudiants-es en tiers-temps ;
Garantir le bon déroulement des épreuves ;
Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion ;
Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs-rices internes ou externes concernés ;
Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité ;
Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers-ères de la structure ;
Classer et archiver les documents et informations.
Profil
Connaissance, savoir :
Maîtrise du logiciel CELCAT et de ses différentes fonctionnalités ;
Connaissance du règlement des Études et des examens ;
Connaissance de l'organisation et le fonctionnement de l'université et de la composante ;
Connaissance de l'offre de formation de l'UFR et les maquettes de formation de la filière ;
Capacité à développer un sens du travail en équipe et une réelle facilité d'adaptation ;
Dynamisme et volonté de se former et de s'informer ;
Sens des relations publiques et aptitude au dialogue.
Sens de l'organisation :
Notions de base des techniques de communication orale et écrite ;
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
Notions de base du domaine concerné ;
L'organisation générale et le fonctionnement de l'établissement et de ses composantes.
Savoir-faire :
S'exprimer oralement ou par écrit ;
Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones,...) ;
Utiliser les outils bureautiques et le logiciel spécifique de salles d'enseignement (CELCAT) ;
Appliq
Le profil recherché
Experience : 12 Mois
Compétences : Gestion administrative du courrier, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
- Sceaux - 92
- CDD
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