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Chargé de Mission Secrétariat et Accueil du Fjt H/F Federation des Oeuvres Laiques Savoie

Chambéry - 73

CDI

Résumé de l'offre

1 688,79 € / mois
Bac
Bac +2
Service public des collectivités territoriales
Exp. - 1 an

Les missions du poste

Mission principale :
Le Chargé de mission secrétariat et accueil du FJT (H/F) doit contribuer au développement d'une dynamique nécessaire à la pérennité du fonctionnement de l'accueil.

Mission 1 : Assurer l'accueil du FJT

Assurer l'accueil physique et téléphonique du FJT (résidents, partenaires, clients, fournisseurs, bénévoles, autres services FOL,.)
Apporter une réponse de premier niveau des publics accueillis (résidents, jeunes, partenaires,.)
Distribuer le courrier dans les boites aux lettres des résidents
Assurer la réservation des salles : établissement des contrats, constitution du dossier client, gestion de l'agenda de réservation, accueil et installation des clients.
Gérer la bote mail de contact générique du FJT (rediriger les mails, assurer une première réponse,.)
Gérer le logiciel de badges d'accès au FJT (programmer des badges, désactiver des badges,.)

Mission 2 : Participer à la gestion administrative du FJT

Participer à la réception de la demande d'entrée (1e info sur le fonctionnement, remise de dossier, saisie des tableaux de suivi, récupérer le dossier, s'assurer de sa complétude, transmission, relances des do-cuments manquants,.) et à la gestion administrative (remise du dossier, explication de la procédure et présentation de la résidence aux demandeurs)
Rédiger des courriers : réponses suite aux commissions d'admission, rappels au règlement intérieur, convocation,.
Soutenir la gestion locative du FJT avec la mise à jour du planning des logements, la liste des résidents, le tableau de suivi des assurances, la gestion du planning de ménage.
Saisir dans les différents tableaux de suivi de l'activité (statistiques,.)
Gérer le stock et les commande des fournitures : administratives, entretien, café,.
Mettre à jour les formulaires et assurer leur approvisionnement
Gérer certains outils de fonctionnement (création hebdomadaire de la fiche signature des mineurs ;...)
Contribuer à la communication dans le FJT : création d'affiche, gestion des zones d'affichage

Mission 3 : Soutenir la gestion locative sur des tâches spécifiques

Saisir le logiciel SI-SIAO pour les demandes d'entrée
Soutenir la gestion locative en complément si nécessaire pour la réalisation d'état des lieux
Encaisser des loyers (CB, espèces)

Mission 4 : Communiquer et intervenir pour assurer le bon fonctionnement du FJT

Savoir intervenir et prévenir en cas d'incident dans le FJT
Connaitre et savoir appliquer les procédures existantes
Assurer le respect du règlement de fonctionnement
Ecouter et assurer des médiations auprès des résidents
Être un relai pour la maintenance : participer à faire remonter les besoins d'intervention

Mission 5 : Échanger avec l'équipe pluridisciplinaire du FJT

Maintenir le lien avec l'équipe socio-éducative
Collaborer avec l'ensemble de l'équipe du foyer à la réalisation d'un objectif commun
Participer à la mise en oeuvre du Projet social en lien avec le Projet fédéral de la FOL
Participer aux réunions d'équipe et de la FOL73
Participer aux réflexions et aux travaux nécessaires à l'élaboration et la mise en oeuvre des projets de l'équipe du FJT, de votre direction et de l'association
Participer à la veille sociale
Participer à la vie collective du FJT

Mission 6 : Soutien aux missions transversales de la FOL de Savoie

CDI à temps partiel (80%)
Jours de travail : Lundi-Mardi-Mercredi-Vendredi (jeudi en off)
Horaires de travail 09h-17h (avec 1h de pause)

Prise de poste : dès que possible

L'adresse du poste

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Le profil recherché

Experience : 6 Mois

Compétences : Bac Pro métiers de l'accueil, BTS négociation et digitalisation de la relation client, Communication interpersonnelle, Logiciel de traitement de texte, Techniques de présentation professionnelle, Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Garantir un suivi administratif, Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, Identifier, traiter une demande client, Maintenir une communication claire et professionnelle, Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous, Rédiger des messages et des emails professionnels

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hôtels et hébergement similaire

Liste des qualités professionnelles :
Respecter ses engagements, assumer ses responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.

Bienvenue chez Federation des Oeuvres Laiques Savoie

La Ligue de l'enseignement-F.O.L. Savoie, recrute un.e salarié.e ayant une expérience des mouvements associatifs, de l'Éducation Populaire, de la sensibilité au sujet du Vivre Ensemble. Compte tenu des enjeux éducatifs de l'époque et de l'engagement nécessaire à ce type d'emploi, une candidature en cohérence avec la défense des valeurs de Liberté, d'Egalité, de Fraternité et intéressée par les questions de Laïcité et de vivre ensemble serait appréciée.

Chargé de Mission Secrétariat et Accueil du Fjt H/F

Federation des Oeuvres Laiques Savoie

Chambéry - 73
CDI

Publiée le 02/04/2025 - Réf : 190MVBM

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