Responsable de l'Accueil des Admissions et de la Facturation des Séjours et Ace au Service Apap H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT :
Le CHU de Limoges a trois missions de service public : les soins, l'enseignement, la recherche et l'innovation. Nos personnels exercent au sein de 5 hôpitaux (le CHU Dupuytren 1, le CHU Jean Rebeyrol 1, le CHU Dupuytren 2, l'hôpital de la mère et de l'enfant et le Centre de gérontologie Chastaingt) et d'un Centre de biologie et recherche en santé.
Le CHU de Limoges recrute un.e Responsable de l'accueil, des admissions et de la facturation des séjours et ACE au service APAP
LE POSTE :
Missions communes à tous les sites : Les secteurs de l'accueil et des admissions comprennent plusieurs domaines :
- L'accueil : assure l'accueil et l'orientation des usagers, l'accompagnement des personnes en difficulté si besoin, l'édition de bulletins de situation et la régie des prestations hôtelières...
- Les admissions assurent le recueil, la vérification et les modifications de l'identité du patient conformément à la charte d'identitovigilance. Les agents gèrent la complétude de la prise en charge financière des dossiers d'admission (CDRI, CDR, ROC, modalités CIV...) en présence du patient au guichet, la préparation des dossiers d'admission à l'avance, le traitement des retours de documents des usagers (papier, messagerie, MyGHT) et la gestion des différentes boîtes mails. Chaque site gère des dossiers spécifiques CRA, dossiers de séances pour l' ALURAD et la Néphrologie, télémédecine (tele-expertise, télésurveillance)...
- Les agents tous sites confondus saisissent quotidiennement leur activité dans un tableau de suivi.
Spécificités du site D1 :
- Un bureau d'état civil avec un agent dédié qui centralise et classe les documents relatifs aux décès pour tous les sites et qui effectue également les recherches de familles.
- Urgences adultes ouvert 24h/24h avec prise en charge de l'état civil à compter de 16h30 du lundi au vendredi, tout le week-end et les jours fériés.
Spécificités du site D2 :
- L'état civil : les admissionnistes réalisent les formalités d'état civil des patients décédés sur D2.
Spécificités du site HME :
- L'état civil : les admissionnistes réalisent les formalités d'état civil des patients décédés sur l'HME.
- Urgences pédiatriques et gynécologiques ouvert 24h/24h.
- Participation aux divers exercices en lien avec le plan blanc avec création des identités de victimes dans SIVIC si besoin.
Spécificités du site Rebeyrol :
- Absence de bureau d'accueil.
Horaires :
Poste d'encadrement en forfait jour
MISSIONS PRINCIPALES :
CO-ENCADREMENT DU PERSONNEL : Agents des admissions, de l'accueil et du back-office
- Etablissement du planning mensuel des agents et coordination des « prêts de personnel » entre ACH ;
- Gestion des absences avec saisie dans le logiciel Chronos ;
- Gestion de la répartition et de l'organisation du travail en fonction des priorités et des effectifs présents
- Accompagnement des équipes dans les évolutions règlementaires et projets institutionnels
- Rédaction de consignes selon les besoins avec élaboration de procédures
- Réalisation des entretiens professionnels et de formation sur le logiciel Gesform et définition des contrats d'objectifs et de moyens ;
- Formation des agents nouvellement recrutés aux procédures d'admission, de facturation et d'identitovigilance.
- Suivi des besoins de formation en lien avec les évolutions réglementaires et institutionnelles
COORDINATION AVEC LES SERVICES DE SOINS
- Coordination et mise en place de procédures au regard du circuit du patient, de l'organisation interne, des logiciels et des enjeux réglementaires.
- Référents sur les projets transversaux liés à son domaine : TP, AM, OC... admissions, service social, DSI, DAF, SIME, secrétariats, DPQRU...
MESURER ET EVALUER LES PERFORMANCES COLLECTIVES ET INDIVIDUELLES
- Intégrer le pilotage de la performance au quotidien avec une adaptation du travail au quotidien en fonction des besoins du service dans son ensemble, des impératifs de facturation et des évolutions réglementaires ;
- Contrôle des admissions directes et listes de préadmissions ;
- Contrôle de la production et de la qualité du travail : admission et gestion des dossiers administratifs avec leur complétude (CDRI, CDR, débiteurs, commentaires...) ;
- Contrôle de la gestion des boîtes mails, MyGHT, listes de travail, saisie retours documents ;
- Contrôle de la qualité de l'identitovigilance ;
- Rédaction de notes et procédures avec transmissions de consignes groupées pour l'ensemble des agents des admissions tous sites confondus ;
- Participation à la réunion cadres hebdomadaire avec rédaction d'un compte-rendu et transmission aux autres ACH.
ANALYSE DES DONNEES ET TABLEAUX DE BORD POUR PILOTER ET COORDONNER LE TRAVAIL EN TRANSVERSAL AVEC LES AUTRES ADMISSIONS ET LE BACK OFFICE
S'approprier les différents outils de pilotage pour interpréter les résultats et agir sur les différents leviers de performance ;
- Contrôle des erreurs de saisie à l'admission ;
- Listes de travail et blocages.
- Participer à l'élaboration d'indicateurs de tableaux de bord et de suivi de la chaine de facturation- recouvrement pour l'ensemble du secteur.
FACTURATION
- Comprendre le contexte et prendre la mesure des enjeux actuels de la chaîne de facturation- recouvrement ;
- Maîtriser et s'adapter aux modalités actuelles de facturation ;
- Connaître les différents types de rejets avec l'objectif de s'appuyer sur des procédures et développer des partenariats admissions/back office en charge de la facturation ;
- Suivi de la qualité et de l'exhaustivité de la facturation
- Suivi du pilotage de la performance avec une adaptation du travail au quotidien en fonction des besoins du service dans son ensemble, des impératifs de facturation et des évolutions réglementaires ;
- Contrôle de la production et de la qualité du travail : gestion des dossiers administratifs avec leur complétude, listes de travail...
- Rédaction de notes et procédures avec transmissions de consignes
- Préparation du calendrier de facturation
- Suivi du paramétrage du fichier des débiteurs
- Fiabiliser le recueil et sécuriser le traitement des informations dès l'admission du patient pour anticiper les rejets ;
- Optimiser la coordination avec les services hospitaliers et les partenariats nécessaires.
IDENTITOVIGILANCE
- Analyse des doublons créés par les agents ;
- Participation aux différentes réunions en lien avec la Cellule d'Identitovigilance, CIV GHT, SRI de rapprochement ;
- Contrôle des Vigilim réalisés par les agents
ÉTAT CIVIL
- Contrôle et signature des documents de décès ;
- Recherches des familles en l'absence de l'agent dédié à l'Etat civil.
GESTION DE L'INTENDANCE DU SERVICE
- Commande et gestion des fournitures de papèterie
- Création des tickets Informatique et des bons Pastel pour dysfonctionnement et assistance (pannes logiciels, matériels, travaux...)
MISSIONS SPECIFIQUES (en complément de la mission principale) :
- Participation aux réunions de service et autres réunions demandées par les responsables des accueils, admissions et facturation du CHU ;
- Mise en place de formations spécifiques pour les équipes
- Tutorat des nouveaux arrivants
- Accueil de stagiaires et personnels en immersion avec rédaction d'un compte-rendu ;
- Affichage des publications de postes et avis de concours ;
- Organisation des opérations électorales (procurations) ;
- Déclaration VIGILIM en cas d'évènement indésirable (agression, violence...).
- Gestion des dysfonctionnements en relation avec les services techniques, la DSI
- Participation à la mise en uvre du contrôle qualité dans le cadre de la certification des comptes
- Gestion des conflits avec les usagers ;
PROFIL RECHERCHÉ :
Formations Qualifications (Savoir) :
Formation généraliste de niveau Bac +3 minimum
Connaissances en management, gestion administrative et droit hospitalier souhaitées
Connaissances particulières (Savoir-faire) :
Connaissances et maîtrise des outils bureautiques (Messagerie, Word, Excel...) ;
Connaissances de certains logiciels internes (GAM, CROSSWAY, E-SIRIUS...) ; Suivi de l'évoution et du respect de la réglementation en matière de facturation ; Législation en lien avec l'AM et les OC ;
Conduite du changement selon les évolutions organisationnelles et réglementaires.
Expériences professionnelles (Savoir-faire) :
Une connaissance du fonctionnement d'un hôpital serait appréciée
Qualités professionnelles (Savoir-être) :
Rigueur Initiative Dynamisme
Capacité de travail en équipe et qualités relationnelles Capacité d'encadrement et d'animation
Capacité d'adaptation Sens des responsabilités
Sens de la négociation et du dialogue
Respect du secret professionnel et des règles institutionnelles Sens du service public