Assistant de Direction H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Descriptif du poste :

Le poste d'assistant de Direction est basée à la Direction Générale, au sein de la Direction de l'Offre et de la Performance et de la Direction de la Télémédecine
Mission(s) générale(s)
- Organiser, pour la directrice, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liés au service et suivi des dossiers.
- Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions, anticiper la préparation des dossiers pour les rendez-vous et les réunions)
Principales activités
- Organisation de réunions (convocations, réservation de salles, envoi des ordres du jour, suivi des présences et préparation du dossier pour le directeur)
- Prise de notes, rédaction de comptes rendus et mise en forme des documents
- Prise de rendez-vous / Gestion des agendas
- Réception et traitement des appels téléphoniques et messages électroniques
- Reproduction et diffusion de documents, dossiers
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, traitement, tri, diffusion, archivage)
- Gestion des absences sur le logiciel de gestion du temps
- Anticipation et préparation des dossiers pour les rendez-vous et les réunions
- Effectuer des recherches documentaires ciblées à la demande
- Assurer la gestion des parapheurs
- Assurer la planification des réservations de salles de réunion
- Gestion des archives papiers et numériques
- Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
Mission spécifique :
Travail en binôme avec le secrétariat de la direction des finances

Profil recherché :

Profil recherché
Maîtrise de l'accueil téléphonique
Maîtrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat
Excellentes qualités rédactionnelles et orthographiques
Compétences de communication et relationnelles
Intérêt pour le secteur public