Assistant de Direction H/F Harmonie Mutuelle
Lille - 59 CDD- 30 000 € / an
- 🕑 8 mois
- Bac +2
- Banque • Assurance • Finance
- Exp. 1 à 7 ans
Les missions du poste
Vous êtes en quête d'une nouvelle aventure professionnelle collective et porteuse de sens ? Vous voulez un parcours qui vous ressemble ? Vous avez envie d'évoluer dans un environnement de travail épanouissant fondé sur la confiance, la diversité et l'égalité des chances ?
Rejoignez les équipes Harmonie Mutuelle ! Ensemble, nous pouvons faire la différence.
Le poste
Rattaché à la direction régionale Ile de France et Hauts de France, vous aurez en charge tous les travaux liés à l'assistanat, l'organisation de traitement et la transmission des informations au sein de ces deux directions.
Missions principales
Gestion de dossiers
- Préparer, suivre, cordonner et réaliser les travaux constitutifs des dossiers pris en charge
- Constituer les dossiers préparatoires aux réunions, commissions, etc.
- Organiser des réunions, séminaires (réservations, convocations, relations prestataires externes)
- Traiter les suites des réunions, commissions... (courriers, suivi des décisions, traitement des demandes...)
- Traiter les factures et suivre le budget de la direction dans certains domaines : informatique, séminaires, moyens généraux, salaires et primes...
Secrétariat
- Gérer et organiser les contacts, rendez-vous et réunions du/des directeur(s), mettre à jour l'agenda, alerter sur les échéances. Optimiser les déplacements en organisant leur logistique
- Rédiger les comptes rendus des réunions
- Rédiger et mettre en forme des écrits courants (notes de service, courrier, courriel), à caractère confidentiel, à partir de consignes orales ou manuscrites
- Réceptionner, filtrer et traiter les communications téléphoniques et mails
- Gérer les différentes commandes (fournitures, matériels, demandes d'investissement)
- Concevoir ou participer à la rédaction des supports de communication visuelle
- Effectuer le classement et l'archivage des documents de la direction et les tenir à jour en respectant les procédures et plans de classement définis
Traitement de l'information
- Assurer le reporting et le suivi de l'activité dans les outils informatiques
- Contribuer à organiser l'activité de la direction dans le domaine de l'échange d'informations (tableau de bord, procédures intra et inter services, plan de classement, consolidation des suivis d'activité...)
- Organiser et coordonner la récupération et la transmission des informations auprès des personnes désignées (interne, externe)
- Renseigner et/ou orienter au sein de la direction toute demande d'information
- Proposer des améliorations des outils internes et accompagner les managers dans leur utilisation
- Participer à la rédaction des procédures générales applicables au sein du service ou de la direction
- Organiser et gérer la documentation de la direction (planification, diffusion, abonnements...)
Le profil recherché
- De formation Bac +2, vous justifiez d'une expérience de 2 ans sur un poste similaire.
- Vous êtes reconnu(e) pour votre sens relationnel, votre réactivité, votre organisation et votre gestion des priorités.
- Votre adaptabilité et votre maîtrise des outils informatiques seront des atouts indispensables pour la réussite de votre mission.
- Vous êtes à l'aise avec le Pack Office.
- Vous maitrisez la gestion d'agenda, la prise de note et la rédaction de compte rendu.
- Vous êtes à l'aise avec la répartition de travail dans un groupe, avec des interlocuteurs multi-sites et multi-direction.
Raisons de nous rejoindre
-
22,5 jours de RTT par an
-
Compte Epargne Temps
-
Des horaires flexibles pour la majorité des postes
-
Jusqu'à 3 jours de télétravail par semaine
-
Prime d'intéressement avec un accès à un PEE et et Retraite
-
Contrat collectif santé et prévoyance
-
Carte restaurant
-
Comité Social d'Entreprise
Bienvenue chez Harmonie Mutuelle
A propos, qui sommes-nous ?
Harmonie Mutuelle, Membre fondateur du groupe VYV, est un acteur leader de la protection sociale en France et protège 5 millions de personnes, 150 000 entrepreneurs et 88 700 entreprises qui ont choisi d'être accompagnés par une entreprise mutualiste à mission. Dotée d'une raison d'être, inscrite dans ses statuts, Harmonie Mutuelle s'engage à agir sur la santé des personnes et de la société.
Acteur de l'Économie Sociale et Solidaire (ESS), Harmonie Mutuelle vise à concilier performance économique, sociale et environnementale, tout en plaçant l'humain au coeur de ses préoccupations.
Harmonie Mutuelle, croit en la force du collectif et donne à ses salariés les moyens d'agir au quotidien dans une mission qui a du sens.
Infos complémentaires
- 22,5 jours de RTT par an
- Des horaires flexibles pour la majorité des postes
- Jusqu'à 3 jours de télétravail par semaine (à partir de 6 mois d'ancienneté, à déterminer avec le manager)
- Carte ticket restaurant et CSE (enveloppes loisirs, culture, avantages vacances...)
- Compte Epargne Temps
- Contrat collectif santé et prévoyance
- PEE et Retraite
- Prime d'intéressement
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