Secretaire Polyvalent en M.E.C.S H/F Apprentis d'Auteuil

Détail du poste

Au sein de la MECS St Jacques, vous êtes rattaché(e) à la Chef de service de l'accueil Fratries d'Hallennes lez-Haubourdins et intervenez sur ce périmètre.

Vos principales missions sont les suivantes :

Gestion administrative :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, prendre les messages et orienter
- Gérer la réception et l'envoi des courriers
- Prendre des notes, rédiger, mettre en page et corriger, imprimer et relier des documents
- Mettre à jour l'agenda, prendre des rendez-vous et organiser des réunions et des déplacements sur le plan logistique
- Classer et archiver les documents et dossiers

Gestion du personnel :
- Assurer le lien avec le service RH pour la transmission de documents, d'éléments variables de paie.
- Assurer la bonne tenue de l'affichage obligatoire

Gestion comptable :
- Faire des demandes de devis
- Préparer des bons de commande et passer des achats
- Vérifier les factures en rapprochant bon de commande, bon de livraison et facture
- Collecter les justificatifs de caisses et autres moyens de paiement (chèques, cartes et cartes de fidélité)
- Préparer les brouillards de caisses/chéquiers
- Contrôler les justificatifs de paiement des fournisseurs

Contributions transverses :
- Accompagner l'équipe de direction dans la gestion de certains dossiers
- Participer à des projets groupes de travail ou des instances internes (comité des fêtes, commission loisirs...)
- Participer à des formations nécessaires à sa fonction

Horaires : Lundi 9-13h // Mardi 10-12h 13-17h// Jeudi 09-13H // Vendredi 09-12h30