Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F Communaute de Communes du Pays Foyen
Pineuilh - 33 CDD- 1 900 € / mois
- 🕑 3 mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
Détail du poste
Le Pays Foyen recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) à temps complet. Il s'agit d'un poste mutualisé, composé de deux mi-temps :
- Un mi-temps d'agent d'accueil au sein du service d'Aide et d'Accompagnement à Domicile (SAAD) du Centre Intercommunal d'Action Sociale (CIAS) ;
- Un mi-temps d'agent administratif au sein du service Finances de la Communauté des Communes du Pays Foyen.
Structure d'appartenance et hiérarchie :
CIAS du Pays Foyen
N+1 : Coordinateur Social - Manager de Proximité
CDC du Pays Foyen
N+1 : Responsable adjointe du Pôle Finances
Missions principales du mi-temps d'agent d'accueil :
- Accueillir physiquement, traiter les appels téléphoniques des agents, des bénéficiaires et des partenaires et suivre le courrier
- Suivre et réajuster quotidiennement les plannings via le logiciel métier Implicit (arrêts maladies, congés annuels, formations, modifications de planning diverses) en informant les bénéficiaires et les agents
- Créer et maintenir le lien avec les familles des bénéficiaires (anniversaires, suivi des hospitalisations, condoléances)
- Faire le lien entre les agents, les bénéficiaires et la hiérarchie du SAAD
- Faire la mise en place et la maintenance des badges des bénéficiaires (encoder les nouveaux, ré-encoder si besoin ceux déjà en place etc.)
- Suivre la gestion logistique du SAAD (commande fourniture : badges, téléphones, blouses, gants, etc.)
- Réceptionner les prises en charge des bénéficiaires, les renseigner dans le logiciel métier Implicit
- Suivre le portage repas (réception des demandes, mise en place, suivi, liaison)
- Faire la mise en place, la maintenance et former à l'utilisation du téléphone professionnel et de la console Domatel
Missions principales du mi-temps d'agent administratif :
- Réaliser les opérations courantes de comptabilité (engagements, mandats, titres etc) sur l'ensemble des budgets communautaires en dématérialisant les pièces comptables correspondantes
- Participer à la facturation et suivi de l'activité des services Enfance Jeunesse, du SAAD, du portage de repas, de la MARPA
- Participer à la facturation du SPANC
Missions annexes du poste :
- Assurer l'astreinte administrative : suivant un roulement avec l'équipe en place, vous assurerez l'astreinte de 7h à 9h et de 17h à 21h du lundi au vendredi ainsi que de 7h à 21h le week-end.
- Suivre mensuellement les heures des agents
- Assurer la continuité de service du poste de l'agent d'accueil : vous assurerez, en suppléance, la continuité de service de l'agent d'accueil.
Profil attendu :
SAVOIR :
- Connaître le processus comptable
- Connaître le domaine social et médico-social
SAVOIR-FAIRE :
- Connaître les logiciels métiers : Berger-Levrault et Abellium, Implicit
- Connaître les notions de bases de la comptabilité publique
- Savoir utiliser le portail Hélios
- Savoir utiliser les outils bureautiques
SAVOIR-ETRE :
- Être à l'écoute des demandes des élus et des services opérationnels dans le cadre de leur activité.
- Être autonome et rigoureux
Moyen du poste :
- CDD évolutif d'accroissement d'activité de 3 mois renouvelables
- 35 heures par semaine
- Salaire : à partir de 1900 € brut, selon profil
- Bureau et ordinateur avec connexion internet et adresse e-mail personnalisée
- Logiciel métier : e-Magnus, Abellium, Hélios, Implicit
- Ordinateur portable et téléphone portable pour l'astreinte
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 6 Mois
Compétences : Gestion administrative du courrier, Logiciels comptables, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Définir des besoins en approvisionnement, Réaliser des opérations comptables
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles :
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
- Pineuilh - 33
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