Assistante de Direction et Affaires Générales H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif ASSISTANTE DIRECTION ET AFFAIRES GENERALES
Poste :
Un adjoint administratif hospitalier est chargé des tâches administratives, des fonctions d'accueil et de secrétariat.
Une grande partie de ses tâches s'effectue, installé à un bureau, à travailler sur un ordinateur ou en relation directe avec l'encadrement et la direction.
Le poste est à pourvoir à temps plein au mois d'avril 2025 à hauteur de 100 %.

Fonctions et responsabilités :
L'adjoint administratif hospitalier s'occupe de la gestion quotidienne : gestion du courrier et des e-mails, accueil téléphonique et physique, prise de rendez-vous, dactylographie, recherche documentaire, préparation de dossiers, réalisation de tableaux statistiques, etc.
En lien avec la direction et la direction adjointe, il assure le suivi des dossiers liés aux affaires générales ; assure le secrétariat de direction : gestion de l'agenda et du courrier du Directeur, frappe des courriers ainsi que des notes de service, organise les instances, réalise la rédaction et la frappe des comptes-rendus; les protocoles, organise la fonction accueil en lien avec les besoins des résidents et des familles.

Activités principales :
- Accueil téléphonique et physique du public.
- Ouverture, enregistrement et tri du courrier.
- Tenue de l'agenda de la direction.
- Organisation des réunions.
- Rédaction de courriers.
- Préparation des dossiers et rédaction des procès-verbaux.
- Rédaction et frappe de tous les CR institutionnels.

Qualités essentielles, compétences nécessaires :
- Maîtriser les outils de bureautique : traitement de texte (Word par exemple), boite e-mail, organisateur de RDV (Outlook par exemple), les logiciels liés à l'activité.
- Maîtrise de l'orthographe, de la grammaire et de la synthase.
- Créer des tableaux ou réaliser des comptes-rendus.
- Être organisé et rigoureux pour jongler avec les tâches confiées.Les tâches sont parfois très spécialisées et très variées.
- Être polyvalent.
- Avoir une facilité relationnelle, de l'empathie et un sens du service pour faciliter les contacts avec le public.

Autres qualités attendues :
- Rigueur, précision, méthode et organisation.
- Respect du secret professionnel.
- Discrétion, diplomatie et sens du service public.
- Sens de l'écoute et du dialogue.
- Esprit d'équipe.
- Disponibilité.

Conditions :
- Transmission des candidatures (lettre de motivation + CV + trois dernières évaluations) uniquement à Christelle Gay Directrice
- Salaire : grille indiciaire grade d'adjoint administratif FPH entre 1.850 (échelon 1) et 2.150 (échelon 11) brut par mois pour un temps plein; hors indemnités liées à l'emploi, aux contraintes et à la situation familiale.
- Horaires de bureau du lundi au vendredi.