Responsable Administratif H/F Defis Tech
Chennevières-sur-Marne - 94 CDI- 2 200 - 2 600 € / mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Rattaché au Responsable comptable ou au Directeur administratif et financier
Votre mission principale : L'Office Manager est chargé de la gestion administrative, logistique et financière du bureau. Il ou elle veille à ce que les opérations de l'entreprise se déroulent efficacement et que les collaborateurs disposent des ressources nécessaires pour accomplir leurs tâches dans un environnement de travail optimal. Responsabilités principales :
1. Gestion administrative :
o Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier (entrant et sortant).
o Planification des réunions et gestion des agendas des dirigeants.
o Organisation des déplacements professionnels (réservation de billets, hôtels, etc.).
o Gestion des documents administratifs (archivage, classement, contrats, etc.).
o Suivi des contrats de maintenance et gestion des relations avec les prestataires (nettoyage, IT, fournitures, etc.).
2. Gestion des ressources humaines (support RH) :
o Aide à l'intégration des nouveaux employés (onboarding).
o Suivi des congés et absences, gestion des notes de frais.
o Contribution à l'organisation d'événements internes (séminaires, team building).
o Participation à la gestion des formations et à l'application des procédures internes.
3. Gestion des tâches comptables :
o Enregistrement des opérations comptables courantes (factures fournisseurs et clients, notes de frais, paiements, etc.).
o Préparation et saisie des écritures comptables dans le logiciel de comptabilité.
o Suivi des comptes clients et fournisseurs, préparation des règlements.
o Gestion des rapprochements bancaires.
o Archivage et classement des pièces comptables (factures, relevés bancaires, etc.).
4. Suivi administratif et financier :
o Préparation des documents nécessaires à la réalisation des déclarations fiscales (TVA, URSSAF, etc.).
o Suivi des encaissements et décaissements de l'entreprise.
o Collaboration avec le service comptabilité pour les paiements et factures.
o Gestion des relances clients pour les paiements en retard.
o Mise à jour des documents administratifs liés aux opérations comptables (contrats, bons de commande, etc.).
5. Gestion des achats :
o Commande et gestion des fournitures de bureau et des équipements.
o Suivi des contrats avec les fournisseurs (renouvellement, négociation).
6. Gestion des locaux :
o S'assurer du bon fonctionnement des locaux (réparations, entretien général).
o Assurer la sécurité et la conformité des espaces de travail.
o Gestion de l'agencement des bureaux et de l'équipement informatique.
7. Support aux équipes :
o Assister les différentes équipes dans la réalisation de leurs tâches administratives.
o Faciliter la communication interne en diffusant les informations importantes.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 3 An(s) - Expérience sur un poste similaire
Compétences : Gestion administrative du courrier, Méthode de classement et d'archivage, Modalités d'accueil, Droit du travail, Législation sociale, Normes rédactionnelles, Planification des tâches et gestion des priorités, Techniques de prise de notes, Techniques de numérisation, Gérer un planning, Organiser des déplacements professionnels, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, Réaliser la gestion administrative des contrats, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Organiser et contrôler un approvisionnement, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Utiliser les outils numériques, Collecter et analyser des données, des informations, Relayer de l'information, Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Réaliser la gestion administrative du personnel, Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Commerce de gros (commerce interentreprises) d'autres biens domestiques
- Chennevières-sur-Marne - 94
- CDI
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