Assistant Administratif H/F Grand Dijon Habitat
Dijon - 21 CDI- 12,64 € / heure
- 🏠 Télétravail partiel
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Dans le cadre d'un remplacement au sein du Pôle Patrimoine, GRAND DIJON HABITAT recrute sous contrat à durée indéterminée :
UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF (VE)
Finalités du poste :
Sous l'autorité de la Directrice du pôle patrimoine, il/elle vient en renfort de l'équipe actuelle composée de 3 assistantes de Direction.
En fonction d'objectifs assignés, il/elle assure l'organisation et la diffusion de l'information, ainsi que le traitement de dossiers spécifiques à la Direction et au secteur dédié.
Missions principales :
ACCUEIL ET ORIENTATION INTERNE ET EXTERNE
- Assurer l'accueil téléphonique spécifiques à la Direction
- Les renseigner, les orienter, informer le service
- Traiter et configurer les demandes de modes d'accès des locataires externes (clés, badges, télécommandes)
LES ACTIVITES ADMINISTRATIVES ET BUREAUTIQUES
- Traiter les doléances des locataires et les pétitions
- Traiter les demandes Président/DG/Elus/Partenaires
- Saisir, mettre en page et éditer les courriers, rapports, comptes rendus de réunion et documents divers pour la direction et/ou le manager intermédiaire dédié
- Analyser et orienter les factures en anomalies auprès des collaborateurs ou des services internes
- Assurer le classement, l'archivage, les commandes de fournitures
- Assurer la partie administrative du process « troubles de voisinage »
- Rédiger et diffuser les notes d'informations à destination des locataires
L'ASSISTANAT, LA CONTRIBUTION AU FONCTIONNNEMENT DU SERVICE
- Gérer l'agenda des Directeurs/Responsables de service et le planning des services (congés, continuité d'activité, télétravail,.)
- Organiser et préparer les réunions internes et externes : envoi des convocations et ordre du jour, constitution et suivi des dossiers, envoi des comptes rendus
- Participer aux réunions
- Prendre en charge des dossiers spécifiques
- Faire des propositions pour améliorer l'efficacité du service (outils, procédures)
- Mettre à jour les tableaux de bord des activités
- Assurer le reporting à la hiérarchie
Qualités professionnelles :
- Autonomie, rigueur, organisation, confidentialité, polyvalence
- Aptitude à travailler en équipe
- Aisance relationnelle (contact client)
Compétences professionnelles :
- Excellente capacité rédactionnelle
- Excellente maîtrise des solutions de Microsoft 365
Profil :
De formation Bac +2 et bénéficiant idéalement d'une expérience de 5 ans minimum
Votre capacité d'organisation vous permet d'anticiper les besoins des managers assistés. Vous êtes investis et engagés sur votre poste et dans vos missions. Votre bonne humeur est communicative et votre plume est reconnue. Rigueur, autonomie et esprit d'initiative sont des qualités essentielles pour réussir sereinement sur ce poste. Vous maîtrisez le Pack Office et vous vous adaptez facilement à de nouveaux outils
Une expérience sur un poste similaire dans un EPIC ou dans le logement social serait appréciée.
Le profil recherché
Experience : 12 Mois
Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification : Agent de maîtrise
Secteur d'activité : Location de logements
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Dijon - 21
- CDI
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