Assistant - Assistante de Direction H/F Ass Atoll 75
Paris - 75 CDI- 25 000 - 35 000 € / an
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Présentation de l'association
L'association Atoll 75, créée en 1986, est gestionnaire d'un CHRS (Centre d'Hébergement et de Réinsertion Sociale) de 86 places et, depuis 2021, d'un dispositif expérimental de 20 places, destiné aux personnes en situation de grande marginalité.
Les équipes d'Atoll 75 travaillent en étroit partenariat avec celles de l'association Travail et Vie, gestionnaire de 3 structures d'insertion par l'activité économique (IAE) dans les domaines du bâtiment (BTP), de l'agriculture urbaine et de la blanchisserie.
Les deux associations ont pour mission de proposer un accompagnement global à des personnes fortement précarisées, venant le plus souvent de la rue. Cet accompagnement s'articule autour de trois axes :
- Le travail de rue,
- L'hébergement (trois sites dans les 11e, 19e et 20e arrondissements),
- Le travail salarié (CDD insertion et Dispositif Premières Heures) et les chantiers participatifs.
Atoll 75 c'est une équipe engagée de 22 personnes, dont 18 positionnées sur des fonctions socio-éducatives et 4 sur des fonctions support. Le poste d'assistant-e de direction est rattaché à Atoll 75 et à la direction. Certaines missions concernent un appui aux équipes de Travail et Vie.
Descriptif du poste
L'assistant-e de direction assiste la direction dans tous les domaines de la gestion associative. Pour ce faire, iel est amené-e à travailler quotidiennement avec les comptables, le chef maintenance, le chef de service éducatif ainsi que l'ensemble des équipes socio-éducatives et encadrantes.
Missions et activités
1 Secrétariat de direction : accueil physique et téléphonique, rédaction et gestion du courrier, préparation et participation aux réunions, rédaction des comptes-rendus, démarches administratives liées à la vie associative, suivi des différents contrats (assurances, bureautique, téléphonie, carburant.).
2 Gestion documentaire : organisation, classement et archivage de documents administratifs, propositions d'amélioration et appui aux équipes sur l'usage du SharePoint (nommage des documents, structuration des dossiers, RGPD.), numérisation de factures et mise en ligne.
3 Appui RH : mettre à jour les dossiers du personnel, gérer les arrivées et les départs (documents d'accueil, téléphone et/ou d'ordinateur, ligne téléphonique et session MS365, fiche Silae, visite médicale, carte UP/BTP, mutuelle, EPI.), recrutements (publication des offres d'emploi, suivi des candidatures), suivre les notes de frais, collecter et saisir les variables de paie (arrêt, acompte, absence, congé, RCS.), suivi administratif du plan de formation, rédaction de notes d'information aux salarié-es, planning des congés. Possibilité d'encadrement de stagiaires et/ou d'alternant-es.
4 Communication et reporting : pilotage des rapports d'activité, appui à la rédaction de la newsletter saisonnière, à l'animation de la page LinkedIn et à l'actualisation du site Internet de Travail et Vie, organisation d'événements ponctuels, relecture et correction de dossiers divers.
5 Amélioration continue : élaboration et suivi de plans d'action sous l'impulsion de la directrice.
6 Maintenance : organisation et suivi des travaux en lien avec la directrice, le chef maintenance et le chef de service, coordination du SAV des prestataires informatique et téléphonique, appui aux groupes de travail sur la sécurité et les conditions de travail (organisation de réunions, comptes-rendus, propositions d'actions.).
7 Facturation : création des factures sur le logiciel digitalisé Henrri en lien avec les comptables.
8 Achats : soutien à la direction pour coordonner et accompagner les équipes dans les achats.
9 Soutien aux activités : en cas d'absence, remplacements ponctuels et soutien aux équipes encadrantes/éducatives.
Le profil recherché
Experience : 3 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique
Permis : B - Véhicule léger souhaité
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Hébergement social pour adultes et familles en difficultés et autre hébergement social
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
- Paris - 75
- CDI
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