Assistant de Direction H/F Région Provence-Alpes-Côte d'Azur
Marseille - 13 CDI- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
Les missions du poste
Missions :
- Préparation et suivi des rapports Assemblée Plénière et Commissions Permanentes présentés aux sessions en lien avec la Responsable administrative et financière,
- Organisation des événements
- Missions d'assistante auprès du Directeur (gestion d'agenda, préparation des réunions, des dossiers, rendez-vous...)
Activités :
- Préparation des sessions : listes, saisie des rapports dans Posactes, création, demandes d'avis, modification, transmission au SAC, envoi aux élu(es) (pré-commission d'étude et travail et commission d'étude et travail) et suivi des sessions (envoi des conventions via Adobsign),
- Organisation des grands événements, recherche des lieux, logistique,
- Garantir l'interface avec la DGS, les Directions, le Cabinet, le protocole et les partenaires institutionnels et extérieurs,
- Préparation et suivi des dossiers administratifs de tiers (membres et/ou invités) pour remboursement des frais et/ou vacations,
- Planifier les agendas, les réunions ou rendez-vous avec les partenaires internes et externes,
- Préparer les dossiers correspondants,
- Suivre l'activité de la direction, participer aux réunions de direction et rédiger les comptes-rendus,
- Transmission des courriers sur Elise et suivi d'Akio
- Préparer les déplacements du Directeur,
- Organiser le bon fonctionnement matériel de la direction,
- Coordination des échanges avec les services,
L'agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service.
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L'agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.
Le profil recherché
Savoirs théoriques complémentaires :
- Aisance relationnelle
- Connaissance des outils de communication
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des services, des compétences de la collectivité et des procédures internes
- Bonne culture générale
- Connaissance des procédures des sessions et envoi des conventions via Adobsign
Savoir faire :
- Aisance rédactionnelle et orale
- Maîtrise des logiciels bureautiques et spécifiques à la Région
- Construire des outils d'aide à la décision
- Échanges relationnels avec les assistantes élu(es), Cabinet, DGAS et partenaires institutionnels
- Réserver et gérer les espaces communs
Savoir être :
- - Discrétion et confidentialité
- - Autonomie
- - Rigueur
- - Fiabilité
- Diplomatie
- Capacité relationnelles
- - Réactivité
FORMATIONS ET DIPLÔMES :
Formation assistante de direction
Gestionnaire pour la préparation des sessions
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Assistant de direction (H/F)
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Estimation basse
23 400 € / an 1 950 € / mois 12,86 € / heureSalaire brut estimé
26 500 € / an 2 208 € / mois 14,56 € / heureEstimation haute
30 302 € / an 2 525 € / mois 16,65 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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