Responsable du Service Courrier - Commune de Saint Louis H/F Fonction publique Territoriale
Saint-Louis - 68 CDI- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Rattaché.e au Secrétariat Général le.la responsable du service courrier aura pour missions
- Assurer le pilotage et l'encadrement d'une équipe, en garantissant la performance et la qualité de service dans le respect des orientations stratégiques,
- Réceptionner et traiter l'ensemble des courriers adressés à la Collectivité
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif du service ou de la Collectivité
- Suivre et gérer les demandes externes faites à la Collectivité selon l'organisation et ses compétences. Contribuer à une coordination inter services
- Coordonner la dépose des courriers à la Poste
Missions managériales :
- Veiller à la bonne marche du Service,
- Assurer la coordination des tâches de chaque agent,
- Gérer toutes les demandes des agents du service, à savoir le planning des congés, les demandes d'achats, les commandes, les ordres de missions, les notes de service, les rapports, les rendez-vous avec les organismes extérieurs de la Mairie en rapport avec le service,
- Assurer la gestion des demandes administratives d'une manière directe ou indirecte avec les organismes externes de la collectivité tels que la Préfecture, la Sous-Préfecture, la Poste, la Gendarmerie et autres...
- En période d'élections, coordonner la mise à disposition du personnel administratif pour la réception et l'enregistrement des listes des candidats et des coursiers pour la transmission des documents vers tous les bureaux de vote de la commune le jour de l'élection.
Missions techniques :
- Réceptionner le courrier, ouvrir les plis...
- Trier le courrier service par service, classer dans un dossier pour le service,
- Enregistrer le courrier sous le logiciel CINDOC, attribuer un numéro au courrier,
- Numériser les documents, archiver la fiche sous CINDOC,
- Envoyer le courrier au supérieur hiérarchique pour contrôle,
- Après contrôle : imprimer les bordereaux, pointer le courrier,
- Transmettre aux services (casier prévue à cet effet et cahier de transmission),
- Accueillir et réceptionner le courrier des administrés (particuliers, entreprises...),
- Effectuer des recherches courriers pour les services par téléphone,
- Etablir les ordres de missions
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Savoirs socioprofessionnels :
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'administration territoriale
- Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire)
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Maîtrise des techniques de recherches documentaires
Expériences savoir faire
- Traitement des dossiers et saisie de documents
- Accueil physique et téléphonique du public
- Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Savoir être
- Savoir travailler en équipe
- Savoir s'organiser et gérer les priorités
- Savoir s'adapter à différents interlocuteurs
- Accueillir avec amabilité
- Respecter des obligations de discrétion et de confidentialité
Conditions d'exercices
- Travail sur écran, quotidien, travail assis quotidien
- Gérer l'agressivité du public
- Astreintes : assistance à la mise en ½uvre des élections (réceptionner les procurations de la gendarmerie...)
- Contact avec la Sous-Préfecture, la poste et autres
- Maîtriser le logiciel CINDOC
Infos complémentaires
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Estimation basse
-- -- --Salaire brut estimé
21 621 € / an 1 802 € / mois 11,88 € / heureEstimation haute
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