Assistant·e en Gestion Administrative Ref 264 H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Toulouse - 31 CDI- Bac +3, Bac +4
- Service public d'état
Détail du poste
Le ou la candidat(e) retenu(e) aura pour mission d'assister le responsable de Pôle sur deux missions principales :
- Pilotage et suivi des contrats doctoraux,
- Suivi du budget Recherche de UT3.
Il/elle pourra également être amené(e) à contribuer à d'autres chantiers au périmètre du PSPR et plus généralement de la DReV (évaluation HCERES, démarche indicateurs, dialogue PSPR-Unités de Recherche...).
Dans le cadre de ses missions principales, le/la candidat(e) retenu(e) sera amené à interagir de façon suivie avec :
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la Direction des Affaires Financières (suivi des dépenses et des recettes, mise à jour des indicateurs/tableaux de bord, production de bilans et statistiques...), ainsi que
l'Ecole de Docteurs, la Direction des Ressources Humaines et autres interlocuteurs institutionnels (Pilotage et suivi des contrats doctoraux).
Dans une démarche d'amélioration continue et de formalisation des processus, il/elle pourra être amené(e) à contribuer à la définition et mise en place de procédures relevant de son périmètre d'intervention.
Activités principales :
- Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion des contrats doctoraux (contingent établissement)
- Alimenter les tableaux de bord en lien avec les missions du poste
- Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le pilotage et le suivi des contrats doctoraux
- Suivre l'évolution de la réglementation et des procédures internes sur l'ensemble du processus de gestion des contrats doctoraux.
Le profil recherché
Connaissances :
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique,
- Connaissances budgétaires générales,
Objectifs et projets de l'établissement,
Environnement et réseau professionnel ESR,
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues).
Savoir faire technique :
- Capacité de synthèse (compréhension et restitution),
- Conception et mise à jour/évolution de tableaux de bord,
- Anticipation, prévention et gestion des situations sensibles (interlocuteurs multiples, contraintes temporelles),
- Rédaction de rapports et documents de synthèse.
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Savoirs comportementaux :
- Rigueur et fiabilité,
- Autonomie,
- Sens relationnel / Dialogue,
- Anticipation / réactivité,
- Identification et remontée des signaux faibles.
Diplôme requis : Licence
Expérience souhaitée : confirmé(e)
Infos complémentaires
Non renseigné
- Toulouse - 31
- CDI
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