Assistante Médico-Administrative - Rrl H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Description du contexte / environnement du poste
A la Résidence Reuze Lied, structure médico-sociale, de 40 lits à la Maison d'Accueil Spécialisée et de 20 lits au Foyer d'Accueil Médicalisé, les missions principales sont d'être le pivot de l'information et de la communication au sein de la structure et d'assurer l'accueil téléphonique et physique du public.

Missions générales
Description des missions et activités du poste :
- Dactylographie des courriers administratifs ;
- Etablir des comptes rendus de réunions ;
- Assurer le suivi des demandes d'admissions en collaboration avec la Conseillère ESF :
o Envoi des dossiers de demandes d'admission
o Inscription des demandes d'admission sur liste d'attente
o Traitement des réponses aux différentes demandes relatives à la liste d'attente
o Transmission des demandes d'admission au Médecin Coordonnateur de la Résidence, pour avis
o Mise à jour annuelle de la liste d'attente selon la procédure en vigueur
o Mise à jour des données « via Trajectoire »
o Classement et archivage des dossiers et courriers.
- Organisation, correction et classement des données, des informations des documents de diverse nature (comptes rendus) ;
- Gestion administrative des mouvements des résidents : tenue journalière des effectifs ;
- Gestion des dossiers administratifs des résidents (Classement des documents officiels et saisie dans CARIATIDES) ;
- Archivage des dossiers des résidents ;
- Veille administrative des documents officiels (Responsabilité civile, mutuelle/CSS, dossiers MDPH,) ;
- Gestion du « listing global des résidents » ;
- Suivi des appels téléphoniques, des visites et du courrier des résidents;
- Gestion de la traçabilité de l'envoi des avenants aux contrats de séjour des résidents à leurs représentants légaux,
- Se saisir des demandes confiées par l'équipe d'encadrement (Saisies de tableaux de traçabilité, de synthèses, de courriers).

Missions transversales et ponctuelles :
- Référente CARIATIDES ;
- Référente « ARCHIVAGE » informatique et papier ;
- Saisie sur l'agenda commun des visites des familles ;
- Remplacement de la secrétaire administrative lors de l'absence de celle-ci et assurer la continuité de service au sein du pôle en cas d'absence des secrétaires/ AMA du CMMF.

Caractéristiques particulières du poste
Moyens mis à disposition :
- Bureau d'accueil, poste informatique, téléphone fixe et DECT, borne carte vitale.

Contraintes spécifiques :
- Rythme 5x2 fixe, amplitude de la journée 08 h 00 -18 h 00 (coupure méridienne 45 mn) ;
- Collaboration et relais lors des absences de la « Secrétaire Administrative » ;
- Travail en contact avec les résidents ayant accès à l'accueil ;
- Assurer conjointement avec la « Secrétaire Administrative » une présence de 09 h 00 à 12 h 00 et de 13 h 30 à 17 h 00 du Lundi au Vendredi.

Responsables fonctionnels / Liens privilégiés
N+2 : Directrice du pôle médico-social
N+1 : Cadre Administratif du Pôle médico-social
Relations fonctionnelles : Les services de l'EPSM et le personnel de la Résidence

Compétences attendues et souhaitées
Formation ou qualification
- Formation Assistante Médico Administrative.

Connaissances particulières
- Connaissance des logiciels « métier » de l'EPSM des Flandres,
- Connaissance de l'organisation du fonctionnement de l'Etablissement ;
- Connaissance des structures médico-sociales (législation et mode de fonctionnement).

Savoir-faire
- Bonne maîtrise des logiciels métiers de l'EPSM Word/Excel/CARIATIDES/SPHYNX/WORKFLOWGEN ET ENOV ;
- Maîtrise de la communication et de la relation humaine tant dans l'accueil physique que téléphonique ;
- Connaissance des procédures ;
- Sens de l'accueil et de l'observation.

Savoir-être
- Respect du secret médical ;
- Discrétion ;
- Qualités relationnelles et rédactionnelles ;
- Sens de l'organisation (ordre et méthode dans le travail) ;
- Esprit d'initiative ;
- Disponibilité ;
- Collaboration avec l'équipe pluridisciplinaire dans la structure ;
- Esprit d'équipe.