Assistant - Assistante de Direction H/F Cnsmdl
Lyon 9e - 69 CDD- 1 900 - 2 400 € / mois
- 🕑 12 mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Les missions du poste
Ouvert aux non-fonctionnaires, entrée via un CDD 1 an renouvelable, pérennisable - Poste permanent vacant
Le Conservatoire National Supérieur de Musique et Danse de Lyon est un établissement d'enseignement supérieur rattaché au Ministère de la Culture et à la Fonction Publique d'Etat.
Placé.e sous la hiérarchie directe du Directeur de l'établissement et de la Directrice adjointe, l'Assistant.e de Direction joue un rôle clé pour la bonne organisation de la vie quotidienne de la direction. Véritable interface entre la direction et les différents interlocuteurs, l'Assistant.e de direction participe à prioriser et fluidifier les échanges, à la fois en interne auprès des différents services métiers du CNSMD Lyon et de leurs chefs de service, mais aussi en externe entre la direction et les partenaires et les invités extérieurs. A ce titre, le poste requiert polyvalence, organisation mais aussi diplomatie, écoute et un grand sens de la confidentialité dans l'exercice de sa mission de service public.
- Organisation de la vie professionnelle de la direction et du Protocole
- Optimiser l'emploi du temps du Directeur et de la Directrice Adjointe
- Suivre et prioriser les demandes
- Organiser les réunions, en lien avec les différents types d'interlocuteurs
- Préparation de rendez-vous protocolaires
- Planifier les déplacements réguliers de la direction, s'approprier les logiciels métiers dédiés
- Préparer le bilan global du budget de la direction (dont réceptions)
- Collaborer avec le service financier pour le suivi des procédures comptables
- Collaboration à la vie des instances représentatives de l'établissement
- Planifier et organiser les élections des représentants du Conseil pédagogique et du Conseil d'Administration
- Assurer le rôle de Secrétaire des séances du CA
- Assurer une veille juridique
- Secrétariat de direction, Information et communication
- Assurer l'information et l'orientation des différents interlocuteurs de la direction
- Assurer la réception et la distribution du courrier, des parapheurs des services, la diffusion et le classement
des informations
- Produire des supports et documents de communication interne
En fonction de l'actualité de la direction et de ses axes prioritaires de travail, la personne est amené.e à intervenir
sur les dossiers ponctuels en cours, traitant de thématiques variées et complémentaires.
Poste à temps complet - Rythme de travail : 36h15 /semaine
Congés : 51 jours annuels (39 congés + 12 RTT) au prorata de la durée du contrat.
Dont 2 fermetures annuelles / congés imposés : 6 à 8 jours à Noël et 3 semaines en août
Rémunération : selon profil et grilles de la Fonction Publique d'Etat
Autres avantages : cantine à tarif subventionné, 75% transports publics et/ou forfait mobilité durable, mutuelle, carte Culture
Le profil recherché
Experience : 2 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer un accueil téléphonique, Collecter et analyser des données, des informations, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser des déplacements professionnels, Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier, Réaliser une veille documentaire, Relayer de l'information, Utiliser les outils numériques
Langues : Anglais souhaité
Qualification : Technicien
Secteur d'activité : Autres enseignements
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Bienvenue chez Cnsmdl
Lieu de formation et de création, le Conservatoire National Supérieur Musique et Danse de Lyon forme les talents de demain. Etablissement public d'enseignement supérieur, il est rattaché au Ministère de la Culture.
Il compte plus de 600 étudiants répartis entre différentes disciplines. Il est composé de 200 enseignants et de 90 personnels administratifs.
Fiches de poste plus détaillée sur le site internet : http://www.cnsmd-lyon.fr/fr-2/letablissement/recrutement
- Lyon 9e - 69
- CDD
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