Assistantde Direction H/F Cabinet RH

Détail du poste

- Tenir l'agenda du président et du directeur général et gère les réservations des hôtels et des déplacements, et ceux des autres membres du Comité directeur, sur leur demande
- Organiser les réunions et les rendez-vous (prise de contact, confirmation, réservation de salle si besoin, envoi de documents) du Président et du Directeur général (Ministères ; CSCA...)
- Assurer l'interface entre les responsables et leurs interlocuteurs
- Rédiger les courriers de circonstance au nom du président et/ou du directeur général (nomination, élection, invitation, félicitations, confirmation nominative aux représentants accédant à des fonctions et mandats statutaires ou extérieurs)
- Assurer l'archivage des courriers, mails, notes, reçus ou expédiés, et transmettre aux personnes parties prenantes au dossier
- Organiser les réunions statutaires (Comité directeur, Conseils fédéraux, assemblée générale) Elaboration et envoi des convocations et documents associés ; relances téléphoniques ou mails ; et le séminaire annuel du Comité directeur et des collaborateurs
- S'assurer de la bonne réception des documents des collaborateurs en vue de l'élaboration et de l'envoi des dossiers ; réservation des salles de réunion ; commande des prestations (buffet, repas assis, cocktail)
- Selon le cas, rédaction et prise en charge la relecture, la mise en forme et l'envoi de courriers, mails ou notes établis par les autres services de la fédération dans le cadre notamment des réunions statutaires (Comité directeur, Conseil fédéral, Assemblée générale, autres...)
- Etablir les projets des procès-verbaux des réunions du Conseil fédéral (4/an) et de l'assemblée générale annuelle et les transmets, après validation, aux membres et au service communication
- Elaborer le calendrier fédéral et le transmet, après validation, aux membres du Comité directeur, du Conseil fédéral et des collaborateurs (par Outlook)
- Enregistrer les réservations des salles pour les réunions programmées au calendrier fédéral, ou ponctuellement selon les besoins, sur le logiciel de réservations
- Tenir à jour :. Le tableau des représentants au sein des organismes extérieurs. La liste des VIP. Les fiches contacts Outlook du Directeur Général. Les fichiers des membres des bureaux des Syndicats, des régions, des départements sur le réseau
- Superviser l'hôte d'accueil : élaboration des process ; contrôle des tâches (réservation des salles et envoi de la confirmation aux demandeurs, commande des pauses et de la restauration) ; prise de décision sur les priorités de réservation...
- Anticipation + réactivité
- Gestion des priorités / qualité d'organisation
- Autonomie / dynamisme
- Relayer efficacement l'information par mail
- Discrétion - Bonne capacité rédactionnelle
- Capacités relationnelles : Diplomatie - Maîtrise du Pack Office et des outils informatique

Une fédération souhaite compléter son équipe avec une assistante de direction (F/H) pour assurer le secrétariat auprès du Directeur Général et du Président.