Assistant de la Directrice de l'Unité Pédagogique de la Maison de Solenn H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Rattaché(e) à la Directrice de l'Unité Pédagogique de la Maison de Solenn, vous avez pour missions principales :
- Accueil téléphonique des familles
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques et des courriels
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
- Prises de rendez-vous, tenue de l'agenda de la Directrice.
- Accueil des RDV des ados
- Récupération des dossiers scolaires et des emplois du temps
- Reproduction l'emploi du temps hebdomadaire des cours, avec mise à jour quotidienne et transmission aux partenaires :
- L'Ecole à l'Hôpital, - les soignants - les internes
- Participation à la coordination avec la responsable de l'Association de l'Ecole à l'Hôpital
- Accueil des professeurs de l'Ecole à l'Hôpital (23 personnes)
- Préparation des dossiers pour les réunions
- Accompagnement des parents dans la constitution de dossiers scolaires spécifiques (aménagements pour le Bac)
- Assistance pédagogique pour les événements particuliers (parcoursup) et le travail scolaire si besoin
- Reproduction de documents, création de documents et PowerPoint des conférences,
- Veille sur les sujets concernant la scolarité
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, compte-rendu, décisions

SAVOIR-FAIRE REQUIS
Utiliser des outils informatiques : logiciels Word, Excel, Charlemagne, PowerPoint
Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes
Renseigner les interlocuteurs sur les questions récurrentes
S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez-vous, de visites de la Directrice des études
Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome
Organiser et prioriser les activités du secrétariat
Travailler en équipe

RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES
La Directrice des études, personnel hospitalier
Les parents, les professeurs, les élèves
Association l'Ecole à l'Hôpital

EXPERIENCE ET CONNAISSANCES
Bureautique
Techniques de secrétariat
Techniques d'accueil physique et téléphonique
Adaptabilité
Intérêt du travail avec les adolescents