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Secrétaire Pédagogique et Administrative Filière Instrumentation H/F Aix Marseille Université

Marseille 13e - 13

CDD

Résumé de l'offre

Bac +2
Bac +3, Bac +4
Service public autres

Détail du poste

Dans le cadre de la certification qualité ISO 9001 de la Filière Instrumentation, les principales missions, activités et tâches sont les suivantes :

Secrétariat pédagogique

Recrutements étudiants (Entrer les éléments du candidat dans la base de données, vérifier la recevabilité de la demande, gérer le dossier de recrutement (e-candidat))... suivi des recrutements sur le portail Études en France. Effectuer les Inscriptions Administratives (APOGEE), vérification du dossier et des pièces justificatives, validation des IA, édition de certificats de scolarité
Afficher la suite
Gestion de l'assiduité (Éditer, communiquer, convoquer, contrôler)

Gestion de la formation (Établir, gérer et transmettre les conventions de stage avec les entreprises, préparer les réunions pédagogiques, les plannings et les dossiers, éditer les attestations de fin de formation)

Gestion administrative (Organiser la logistique des examens, gérer tes résultats des examens, organiser les inscriptions pédagogiques (APOGEE), saisir les notes, les VAC et les bonus (APOGEE), édition des procès-verbaux de résultats et des attestations de réussite)

Gestion documentaire (Assurer la reprographie de proximité des supports de cours, classer et archiver)

Publicité pour la formation (Gérer et préparer les plaquettes de la formation, préparer et envoyer des plaquettes aux filières amonts, prendre rendez-vous avec les filières amonts)

Base de données (Maintenir les informations concernant les personnels et enseignants)

Secrétariat de l'apprentissage

Recrutement apprentis (Entrer les éléments du candidat dans la base de données, vérifier la recevabilité de la demande, gérer le dossier de recrutement (e-candidat). Contrôle des dossiers (statut des pièces justificatives et du dossier) Faire le lien avec le CFA (CACTUS), faire le lien avec l'entreprise d'accueil, avec la scolarité...

Gestion de la base de données de CFA (YPaero) (Établir les calendriers annuels, les données administratives, les états d'assiduité des apprentis... gérer le livret de l'apprenti et les procès-verbaux de visites en entreprise au CFA. Organiser, gérer, et transmettre les résultats de l'élection des délégués.)
Secrétariat administratif

Aider à organiser les EPI

Assurer le standard téléphonique de la direction

Gérer l'agenda de la direction générale, le courrier de la direction
Classer et archiver le courrier

Secrétariat formation continue et VAE

Gérer le(s) entretien(s) du candidat avec le responsable pédagogique, inscrire administrativement les stagiaires (APOGEE), établir les états d'assiduité des stagiaires en fonction des besoins du financeur...

Secrétariat relations entreprises

Contacts entreprises (préparer les campagnes de contacts vers les entreprises, gérer le planning des visites relationnelles avec les entreprises)
Relations pédagogiques avec les entreprises (Assister la direction dans la démarche de recherche de stages)

Service aux entreprises (Faire parvenir aux entreprises les demandes de stages, alt

Le profil recherché

Connaissances :

Connaître les techniques de secrétariat,
Connaître l'environnement institutionnel et les structures de l'université
Avoir des bases sur le code du travail et les procédures administratives
Connaître la démarche qualité

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir planifier son activité et respecter les délais
S'exprimer de façon claire et concise
Maitriser les outils bureautiques et informatiques liés au poste : Excel, Word, Outlook, BDD FileMaker, APOGEE, YPAREO, CACTUS, ecandidat, iPRO...
Posséder des techniques relationnelles
Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
Appliquer les procédures administratives
Rédiger des documents simples d'information et de communication
Afficher la suite
Avoir le sens du relationnel et de la discrétion
Être en capacité d'écoute
Travailler en équipe
Savoir s'organiser
Être autonome et rigoureux

Infos complémentaires

Non renseigné

Hellowork a estimé le salaire pour ce métier à Marseille

Le recruteur n'a pas communiqué le salaire de cette offre mais Hellowork vous propose une estimation (fourchette variable selon l'expérience).

Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.

Annuel Mensuel Horaire

Estimation basse

21 621 € / an 1 802 € / mois 11,88 € / heure

Salaire brut estimé

24 000 € / an 2 000 € / mois 13,19 € / heure

Estimation haute

25 000 € / an 2 083 € / mois 13,74 € / heure

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Secrétaire Pédagogique et Administrative Filière Instrumentation H/F

Aix Marseille Université

Marseille 13e - 13
CDD

Publiée le 25/03/2025 - Réf : 2024-1731674

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Métier

Localité

Type de contrat

CDI

CDD

Intérim

Stage

Alternance

Indépendant

Franchise

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