Gestionnaire Administratif et Financier H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Paris 6e - 75 CDI- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Placé sous l'autorité du chancelier de l'Institut de France, et, par délégation, du directeur des services administratifs, le gestionnaire administratif et financier (H/F) relève de la responsabilité hiérarchique directe du chef du service monuments et collections et de la responsabilité fonctionnelle des chargés de conservation et de restauration du patrimoine immobilier.
Le/la gestionnaire administratif et financier (H/F) intervient en appui des agents du service monuments et collections sur le suivi administratif et financier d'une partie des commandes découlant des opérations de travaux, maintenance et restauration lancées par l'équipe.
Il/elle a également la charge de la préparation de la commission semestrielle des monuments et collections et assure le secrétariat administratif du service.
Ses missions principales sont les suivantes :
Secrétariat administratif du service et gestion des demandes transversales
- Engagement des demandes de remboursement de frais de mission dans le logiciel financier Progiciel des Etablissements Publics (PEP). Cetraitement donnant lieu à l'actualisation régulière de l'outil de suivi budgétaire du service et à la communication de bilans réguliers à la coordinatrice des fondations-musées.
- Collecte et transmission des différents besoins du service àdestination du service des achats (mobilier, papeterie, etc.), du service informatique (licences, appareils, etc.), du service informatique (frais de mission), de la direction des services financiers et de tout autre besoin transversal.
- Tri des archives (numériques et papier) du pôle « Monuments »;
- A la demande des chargés de conservation et de restauration du patrimoine, et en tant que de besoin : :
- Elaboration d'un document de suivi des différentes opérations
- Elaboration d'un calendrier partagé de travaux et d'interventions de restaurations
- Mise à jour des documents de suivis d'opérations et du calendrier.
Gestion d'une partie des engagements financiers du service
Engagement et contrôles des bons de commande (
Engagement et suivi des commandes de fournitures à destination de l'équipe technique du Palais. Cetteopération s'accompagne de l'enregistrement des pièces contractuelles sur le serveur.
Engagement et suivi dans le logiciel financier Progiciel des Etablissements Publics (PEP), les contrats/marchés de maintenance/entretien du Palais; enregistrement des pièces contractuelles sur le serveur.
Gestion des commandes et relations avec les fournisseurs, notamment pour le suivi de leur facturation.
...
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Le profil recherché
Connaissances - Formation initiale - Expérience
Connaissances des principes de la gestion technique immobilière
Connaissances des règles de la commande publique
Connaissances du suivi des marchés de travaux
Connaissances de la réglementation et procédures en matière de marchés publics
Connaissances relatives au domaine de l'entretien, de la maintenance et de la sécurité des bâtiments
Des connaissances des règles du code général de la propriété des personnes publiques (CGPPP) (réglementation domaniale) serait un atout supplémentaire.
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Maîtrise de l'Outil informatique (Pack Office)
Excellente maîtrise de la langue française
La connaissance de l'environnement technique et juridique des monuments historiques serait un atout supplémentaire, ainsi qu'un intérêt pour le patrimoine culturel immobilier des personnes publiques.
L'appétence du suivi de prestataires de travaux serait un atout complémentaire
Savoir-faire
Savoir gérer des prestataires variés
Savoir suivre les travaux réalisés (avec visites de chantiers)
Savoir assurer des tâches très variées et polyvalentes
Facilitation d'assimilation de nouveaux logiciels (logiciels propres à l'Institut de France)
Savoir-être
Être fiable, autonome, rigoureux et persévérant;
Capacités relationnelles;
Sens de l'organisation, des priorités et des responsabilités
Se montrer force de proposition;
Savoir gérer des projets différents en parallèle;
Excellentes expressions oraleet écrite;
Savoir être disponible
Savoir rendre compte régulièrement au chef de service
Savoir appréhender rapidement un environnement de travail sur plusieurs sites géographiques
Niveau de diplôme : Minimum Bac +3 (droit ou gestion de l'immobilier, gestion des monuments historiques) gestion du patrimoine immobilier, bachelor, école de commerce...
Infos complémentaires
Non renseigné
- Paris 6e - 75
- CDI
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