Assistant de Direction des Départements Scientifiques H/F Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité
Paris - 75 CDI- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Mission
Sous l'autorité directe des directeurs et directrices des trois départements scientifiques, le ou la titulaire du poste assure les fonctions polyvalentes d'assistant(e) de direction, dans le respect des règles et procédures de la fonction publique et de l'établissement.
Activités
- Gérer les agendas des directeurs et directrices de département et contrôler les échéances;
- Instruire des dossiers et rassembler les informations nécessaires, en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière ;
Assurer la logistique du service (locaux, fournitures, procédures administratives) ;
- Organiser des réunions et manifestations scientifiques, notamment les Conseils des Départements (planification, réservation de salle, secrétariat, réservation logistique, gestion de visioconférence);
Réaliser les comptes rendus des réunions ;
- Analyser et synthétiser des documents, alimenter des tableaux de bord de pilotage de projets;
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe ;
Répondre aux demandes d'informations des autres services ;
Concevoir, rédiger et mettre en forme courriers, notes, rapports et documents administratifs ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, et prioriser les sollicitations ;
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion (suivis RH, suivis d'activités, listing de correspondants...);
Effectuer des cartographies pour chaque département (relations internationales, relations inter- et intra- départements, doctorants, recrutements...) ;
- Aider à l'alimentation des bulletins d'information des départements ;
Assurer des tâches de secrétariat pour les chargés de mission des départements.
- Participer au suivi RH pour les bénévoles et stagiaires, mettre à jour les infos RH comme organigramme et planning des congés...
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Relation Professionnelles
En interne : Directeurs et directrices de département, chargés de mission et autres personnels administratifs des départements, correspondants des départements, directeurs et personnels des 16 unités de recherche, Directions Générales Déléguées, Présidence
En externe : Tutelles du Muséum, acteurs sollicitant les départements scientifiques
Le profil recherché
Diplôme :baccalauréat minimum.
Formation :secrétariat, gestion administrative.
Expérience d'1 an minimum exigée.
Connaissances
Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques ;
Fonctionnement des administrations publiques ;
Environnement et des réseaux scientifiques;
Activités et de l'organisation du Muséum;
Compétences opérationnelles
Qualités rédactionnelles ;
Savoir rendre compte ;
Maîtrise de l'anglais : Niveau A2 souhaitable (cadre européen de référence).
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Compétences comportementales
Sens de l'organisation et la planification ;
Réactivité ;
Rigueur / Fiabilité ;
Autonomie et esprit d'initiative ;
Disponibilité et discrétion ;
Aisance relationnelle, polyvalence et flexibilité.
Infos complémentaires
Non renseigné
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
31 000 € / an 2 583 € / mois 17,03 € / heureSalaire brut estimé
37 500 € / an 3 125 € / mois 20,60 € / heureEstimation haute
45 000 € / an 3 750 € / mois 24,72 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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