Assistant de Laboratoire H/F Ecole Nationale Supérieure d'Arts et Métiers (ENSAM)

Détail du poste

1. Missions
Au sein du campus ENSAM de Paris, vous assurez le secrétariat du laboratoire PIMM.

2. Activités

A ce titre, il ou elle aura les activités suivantes
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes.
- Réceptionner, diffuser le courrier et les courriels relatifs à l'activité des deux laboratoires.
- Tenir à jour la liste des personnes et des locaux rattachés aux laboratoires et entreprenez les démarches nécessaires en lien avec les services du campus lors de l'arrivée ou du départ d'une personne.
- Suivre et organiser la gestion des agendas des responsables de laboratoire (évènement et dossiers attenants à l'évènement) et l'agenda des laboratoires pour les appels à projets : contrôler les échéances, faire des rétro-plannings pour la bonne information de la direction des laboratoires et du campus.
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- Organiser le suivi des instances (conseils de laboratoire et laboratoires communs) : Planifier les réunions, élaborer l'ordre du jour des réunions avec les directeurs des laboratoires, préparer les documents annexes, rédiger les comptes rendus des réunions et assurer la valorisation des supports écrits.
- Assurer le soutien logistique et le suivi du calendrier des activités de la direction des laboratoires (organisation de réunions, soutenances de thèse, séminaires, colloques : réservation hôtels, déplacements, accueil des participants).
- Réaliser les états de frais suite aux déplacements des personnels rattachés aux laboratoires et les demandes d'achats relatives à votre activité.
- Assurer le suivi financier des crédits alloués aux laboratoires via le tableau du suivi des dépenses en lien avec les services financiers centraux.

3. Compétences requises
Rédaction : courrier administratif, note d'information, compte-rendu de réunion
Maîtrise de l'expression orale et des techniques d'accueil
Organisation et gestion d'un système de classement / utilisation des outils d'Office 365
Connaissances des règles budgétaires essentielles afférentes au fonctionnement d'un laboratoire

4. Qualités
Aisance relationnelle
Travail en équipe
Organisation / Méthodique/ Respect des procédures
Anticipation et respect des délais
Prises d'initiatives / Rendre compte
Gestion des priorités / Réactivité / Adaptabilité

5. Informations complémentaires/ Profil souhaité
- Types d'expériences requises : une expérience dans l'enseignement supérieur serait un plus
- Langue(s) parlé(es) souhaité(es) : la maîtrise de l'anglais serait un plus.
- Niveau d'études : Bac +2