Responsable des Approvisionnements H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif PRÉSENTATION DE L'ÉTABLISSEMENT
L'Établissement Public de Santé de Ville-Évrard dessert 33 communes (sur 40) du département de la Seine-Saint-Denis qui compte 1 655 422 habitants, avec une forte croissance démographique de plus de 1% par an. Les équipes proposent une offre de soins complète et diversifiée pour les patients souffrant de troubles psychiatriques ou psychiques : urgences, ambulatoire, hospitalisation, consultations spécialisées, plateau somatique, centres experts, remédiation cognitive et réhabilitation psycho-sociale. En France, les services publics de psychiatrie sont organisés par « secteurs », c'est-à-dire des zones géographiques correspondant à des bassins de population d'environ 70 000 habitants. L'établissement couvre 15 secteurs de psychiatrie adulte et 3 secteurs de psychiatrie de l'enfant et de l'adolescent.
En 2024, Ville-Évrard a pris en charge près de 30 000 patients. L'EPSVE dispose également d'une offre médico-sociale, d'un pôle somatique et de spécialités, d'un département de recherche clinique et de deux instituts de formation (infirmier et cadre de santé).
Site internet : https://www.eps-ville-evrard.fr/

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION
Composée de 280 agents regroupés autour deux principaux pôles :
Achats : secteur approvisionnements et cellule des marchés d'une part et
Logistique et hôtellerie d'autre part, la direction des achats, de la logistique et de l'hôtellerie (DALH) assure l'approvisionnement des unités d'hospitalisation (UHTP) et extrahospitalières (CMP, HDJ, CATTP etc.) situées dans le département de la Seine St Denis, soit 58 adresses.
La DALH dispose d'un budget d'exploitation de 12,5 millions d'Euros et d'1 million d'Euros pour les investissements. Bénéficiant d'outils de pilotage performants (cartographie achat, indicateurs achat, tableau de bord de suivi des consommations), la DALH a pour objectif d'améliorer l'efficience des services placés sous son autorité en maintenant un niveau de prestations de qualité.
Le pôle approvisionnements traite plus de 12 000 liquidations relevant de l'exploitation et près de 500 au titre de l'investissement. Il est organisé par secteur d'activité (contrat, prestation de service, médical, alimentaire, moyens généraux, fournitures, etc.). Le responsable des approvisionnements est en charge du traitement de toute la chaine comptable incluant la clôture comptable des régies d'activité des investissements mobiliers des demandes d'achat.
Le secteur des approvisionnements comprend :
Une coordinatrice du pôle en charge des procédures de la DALH supervision du service activités thérapeutiques suivi budgétaire participation aux projets de la direction ; clôture comptable balance des stocks.
Le service exploitation : 5 gestionnaires en charge du traitement des factures réceptions informatiques contrôles liquidations gestion du service fait avec les prescripteurs clôture comptable.
Le service demandes d'achats : 2 gestionnaires en charge des demandes d'achats petit matériel investissements (équipements et mobiliers) étude du besoin passation et suivi des commandes - Une gestionnaire en charge du traitement des factures d'investissements Suivi du parc amortissement réformes
Le service activités thérapeutiques : 2 gestionnaires en charge des activités thérapeutiques - gestion des conventions avec les intervenants régies (contrôle et liquidation) régie de la DALH - gestion des séjours thérapeutiques traitement des factures en lien avec ce secteur.

Qualifications : Savoirs/connaissances théoriques : Bac +3 à +5 et Expérience Formation dans le domaine de la gestion budgétaire ;
Maîtrise des outils métiers : Pack Office, Cpage, BO, Agiletime,
Maîtrise de la réglementation de la commande publique et comptable (M21)

IDENTIFICATION DU POSTE
POSITION DANS LA STRUCTURE
Liaisons hiérarchiques :
N+1 : Adjoint au Directeur de la DALH
N+2 : Directeur de la DALH

Liaisons fonctionnelles :
Internes à l'Etablissement : Ensemble des services et pôles de l'Etablissement
Externes à l'Etablissement : Centrales d'achats (RESAH, UNIHA, UGAP), ANFH, ANAP, Prestataires et fournisseurs

DESCRIPTION SYNTHÉTIQUE DU POSTE
Le responsable des approvisionnements organise l'activité et le fonctionnement du pôle approvisionnements. Ainsi, il est en charge de la gestion des dépenses d'exploitation et d'investissement de l'Etablissement relevant du périmètre de la DALH, hors dépenses informatiques et travaux. Par ailleurs, le responsable des approvisionnements assure l'encadrement de l'équipe des approvisionnements : secteur des investissements, secteur exploitation et activités thérapeutiques.
Poste à pourvoir en Avril 2025.
MISSIONS DU POSTE ET COMPETENCES REQUISES
MISSIONS PRINCIPALES
Mise en uvre de la fonction approvisionnement :
Participer à la définition exacte du besoin, à la réflexion médico-économique et à l'arbitrage en collaboration avec le responsable des marchés publics dans le respect des contraintes budgétaires ;
Définir la stratégie, la politique d'achat et d'approvisionnement ;
Définir et mettre en uvre des actions d'optimisation sur l'ensemble de la chaine d'approvisionnement : dématérialisation, processus d'exécution des commandes, ;
Garantir la qualité et la fiabilité du processus de la commande et liquidation des factures ;
Superviser et participer au recensement des besoins en équipements et matériels des pôles et services de l'Etablissement ;
Être le référent dans le cycle des immobilisations ;
Participer à la rédaction des procédures et méthodes comptables en lien avec la direction des finances et s'assurer de leur correcte application ;
Participer à la mise en place des tableaux de bord de suivi des dépenses des pôles cliniques ;
Contrôler la cohérence des liquidations ;
Participer aux activités liées aux démarches de certification des établissements de santé : certification des comptes (recueil et contrôle des données) et certification HAS,
Collaborer avec la cellule des marchés dans le cadre du renouvellement des marchés en lien avec son secteur.
Suivi budgétaire en collaboration avec la coordinatrice du pôle
Elaborer les documents budgétaires et l'ensemble des documents d'information liés aux décisions budgétaires (avec projections annuelles, mise en place d'indicateurs et production d'outils d'aide à la décision) ;
Assurer le suivi du budget, en visant à maintenir l'équilibre financier ;
Superviser l'ensemble de la saisie comptable et assurer le lien avec la direction des finances ainsi qu'avec le Trésor Public (gestion des rejets de mandat, etc) ;
Superviser le suivi de l'actif de l'Etablissement ;
Veiller à la qualité de l'exhaustivité comptable de la gestion des immobilisations ;
Assurer les opérations de clôture comptable de fin d'année ;
Assurer la mise en place, le suivi, l'analyse et l'évolution des documents (tableaux de bord) et procédures pour la comptabilité analytique ;
Accompagner les projets de délégation budgétaire auprès des services utilisateurs,
Régler les litiges fournisseurs en lien avec les collaborateurs du pôle approvisionnements : exploitation, investissement et activités thérapeutiques.
Secteur activités thérapeutiques
Accompagner le secteur comprenant la gestion de la régie de la DALH.
Contrôler la gestion des régies d'activités thérapeutiques cohérence des dépenses
Signer les conventions
Encadrement et management de l'équipe
Assurer l'encadrement de proximité :
Répartir les tâches, gérer des absences (congés annuels, RTT jours de récupération) dans le souci de la continuité du fonctionnement du service
Participer à la conduite et à l'animation de réunions de service

SAVOIRS/CONNAISSANCES THEORIQUES/EXPERIENCES PROFESSIONNELLES
Connaissance comptabilité publique hospitalière
Bonne connaissance du Pack Office (Excel, Word, Power Point)
Conception de tableaux de bord

SAVOIRS FAIRE et SAVOIRS ETRE
Sens de la communication et capacité d'écoute ;
Animation des équipes et des réunions ;
Travail en équipe ;
Autonomie ;
Organisation dans le travail et sens des priorités ;
Rigueur et méthode ;
Disonibilité notamment en période de clôture comptable ;
Discrétion professionnelle et confidentialité ;
Compétences managériales et management d'équipe ;
Conduite du changement et gestion des conflits.