Assistant·e de Direction H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Le Havre - 76 CDI- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
- Assister la direction (directrice, directeurs adjoints) dans l'organisation quotidienne de son travail
- Activités de secrétariat
o Accueil physique et téléphonique ;
o Interface avec les tutelles (ULHN, Cti, Réseau Polytech, etc.) et les partenaires externes (personnalités du monde socio-économique, élus, directeurs des autres écoles d'ingénieur, etc.) ;
o Gestion des agendas de la direction (directrice et directeurs adjoints) ;
o Mise à jour et modération des listes de diffusion ;
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o Mise à jour de l'annuaire des personnels ;
o Relecture et mise en forme de documents ;
o Accompagnement de la directrice et des directeurs adjoints dans les missions liées à leurs mandats ;
o Courrier : décachetage (pour la direction), tri et répartition ;
- Organisation et suivi du conseil de l'école, des commissions et réunions institutionnelles de l'ISEL : conseil de l'école (CE), CODIR, conseil de perfectionnement, conseil scientifique (CS), commission recherche et commission pédagogique en lien avec les directeurs adjoints concernés et commission de choix pour les recrutements : convocation, suivi du quorum (présences, procurations...), émargements + compte rendu du CE et CS
- Assurer la gestion des manifestations souhaitées par des extérieurs à l'école et se déroulant à l'ISEL (organisation matérielle notamment coordination des différents acteurs, établissement des devis de locations de salles, élaboration de conventions particulières liées à la nature de la manifestation ou de l'évènement) en coordination avec le pôle technique.
- Coordination, suivi et saisie des demandes de contrats étudiants
- Coordination et collecte des éléments de preuve des dossiers Cti avec notamment la tenue du tableau de bord de pilotage et le respect des échéances.
- Suppléance en cas d'absence des personnels : l'ISEL étant une petite structure très ouverte sur l'extérieur, il est demandé à tout le personnel de contribuer à l'organisation des événements importants notamment manifestations, remise des diplômes, organisation des concours d'entrée, élections.
Le profil recherché
Connaissances, savoir
- Fonctionnement et réglementation de l'université et des écoles d'ingénieurs françaises
- Réglementation relative aux personnels administratifs, techniques et enseignants
- Réglementation hygiène et sécurité au travail
Savoir faire
- Maitriser les outils informatiques ; les logiciels bureautiques et les outils de communication
(courriel, internet...) spécifiques à l'activité
- Rédiger et mettre en forme des documents, réaliser des synthèses
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- Structurer son travail, évaluer et hiérarchiser les besoins, planifier et respecter les délais,
- Coordonner une équipe
Savoir-être
- Sens de l'accueil et de la communication
- Sens de la confidentialité
- Rigueur dans l'organisation, respect des échéances et des procédures
- Aptitude à rendre compte (auprès de la direction)
- Autonomie, polyvalence, adaptabilité et dynamisme
- Aptitude à travailler en équipe, sens relationnel
- Savoir gérer les aléas
Infos complémentaires
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
23 311 € / an 1 943 € / mois 12,81 € / heureSalaire brut estimé
26 390 € / an 2 199 € / mois 14,50 € / heureEstimation haute
30 000 € / an 2 500 € / mois 16,48 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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