Assistante Médico-Administrative en Service de Médecine Intensive et Réanimation H/F AP-HP

Détail du poste

MétierSecrétariat médical - Assistanat médical
Intitulé du posteAssistante médico-administrative en service de Médecine Intensive et réanimation F/H
Type de contratTitulaire ou CDD
RémunérationSelon grille salariale
TélétravailOui
Présentation du service

Le service de Médecine Intensive et Réanimation (MIR), au sein du département R3S sur le site de la Pitié Salpêtrière, est composé d'une équipe de professionnels engagés et compétents, mobilisés pour offrir des soins intensifs de haute qualité. Ce service comprend 15 lits de réanimation, 7 lits de Surveillance Continue, et 12 lits de rééducation post-réanimation. L'équipe paramédicale de la réanimation / USC est constituée de 48 infirmier·e·s diplômé·e·s d'État (IDE) et 26 aides-soignant·e·s (AS) travaillant en alternance 12 heures de jour et de nuit.

Le service bénéficie également d'un soutien logistique avec un IDE de coordination et d'apprentissage, 3 logisticiens, ainsi que des secrétaires médicales et hospitalières. En coordination avec des unités médicales et des partenaires externes, l'équipe du MIR s'engage dans une prise en charge complète et continue des patients.

Dans ce contexte exigeant, l'organisation du secrétariat médical repose sur un binôme d'assistante médico-administrative, garantissant une gestion optimale et partagée des missions et des tâches. Ce binôme favorise une répartition claire des responsabilités, une coordination renforcée et une capacité à assurer un remplacement fluide en cas d'absence. Les assistantes médico administratives jouent un rôle central dans cette organisation en assurant la gestion des tâches administratives et organisationnelles ainsi que la coordination avec les professionnels de santé.

Vos missions
Mission générale : Un rôle clé au coeur du parcours patient
En tant qu'Assistant(e) Médico-Administratif(ve) (AMA), vous jouez un rôle essentiel dans le bon fonctionnement du service médical. Véritable pilier de l'organisation, vous assurez la gestion et la coordination des informations médico-administratives des patients, garantissant ainsi une prise en charge fluide et efficace.

Votre mission ? Faciliter le quotidien des patients, des médecins et des équipes soignantes en assurant une gestion rigoureuse et sécurisée des dossiers médicaux. Vous êtes un maillon indispensable entre les différents acteurs de santé, contribuant activement à une organisation optimisée du service.

Vos missions principales : au service des patients et des professionnels de santé
Accueil et communication

Être la voix et le premier contact du service en répondant aux appels des patients, familles, médecins et autres interlocuteurs hospitaliers.
Apporter des renseignements clairs et précis dans votre domaine de compétence.
Gestion administrative des dossiers patients

Assurer le suivi des comptes rendus d'hospitalisation : mise en forme, corrections, classement et archivage.
Veiller à la mise à jour quotidienne du tableau des entrées et sorties des patients.
Préparer et délivrer divers certificats à la demande (présence, décès, rapatriement...).
Optimisation du fonctionnement du service

Saisir les codages des actes médicaux pour assurer une bonne traçabilité des soins.
Gérer les demandes de téléexpertises et la communication des dossiers médicaux.

Des missions variées pour un quotidien dynamique
Organisation et coordination

Gérer la présence des médecins via le logiciel Chronos.
Assurer les tâches courantes d'un secrétariat : courriers, plannings, accueil physique, organisation des réunions et gestion des interventions techniques.
Polyvalence et esprit d'équipe

Être un appui essentiel en cas d'absence de collègues et assurer la continuité du service.
Faire preuve de mobilité au sein du Département R3S selon les besoins.

Pourquoi rejoindre notre équipe ?
Un poste clé et polyvalent : Vous êtes au centre de l'organisation médico-administrative et contribuez à une prise en charge efficace des patients.

Un travail en équipe : Vous collaborez avec les médecins, soignants et familles pour assurer un service de qualité.

Une mission enrichissante : Chaque jour, vous relevez de nouveaux défis et développez vos compétences en gestion administrative dans un environnement dynamique et humain.

Si vous aimez allier rigueur, communication et coordination, ce poste est fait pour vous !

Profil recherché
Vos compétences clés pour exceller dans ce rôle
Maîtrise des outils bureautiques et numériques

Excellence dans l'accueil et la communication

Véritable visage et voix du service, vous accueillez avec bienveillance patients, familles et professionnels de santé, en présentiel comme au téléphone.
Vous savez filtrer, orienter et répondre aux demandes avec clarté et professionnalisme.
Votre capacité à adapter votre discours à des interlocuteurs variés fait de vous un(e) communicant(e) efficace.
Gestion et sécurisation de l'information

Vous maîtrisez l'art de la rédaction et de la mise en forme de documents professionnels (notes, rapports, courriers, comptes rendus...).
Grâce à votre discernement, vous identifiez et analysez les informations essentielles tout en garantissant la confidentialité et le respect du secret professionnel.
Vous mettez en place des systèmes d'archivage et de classement intelligents pour une gestion documentaire optimisée.

Adaptabilité et gestion des situations critiques

Face aux imprévus et aux situations délicates, vous faites preuve de sang-froid et d'une grande capacité d'adaptation.
Vous savez ajuster votre comportement et vos méthodes de travail pour répondre efficacement aux enjeux du terrain.

Vos atouts essentiels pour un impact positif et durable
Rigueur et organisation exemplaires

Vous effectuez chaque tâche avec précision et méthode, garantissant une gestion fluide et efficace des dossiers et des informations.
Votre sens du détail vous permet d'optimiser chaque processus avec soin et professionnalisme.
Gestion des priorités et réactivité

Vous savez identifier les urgences et organiser votre travail en conséquence, assurant une prise en charge rapide et efficace des demandes.
Votre capacité à rester calme et efficace sous pression fait de vous un élément clé en situation critique.
Discrétion et professionnalisme

Conscient(e) de l'importance des informations que vous traitez, vous faites preuve de réserve et garantissez la confidentialité des données avec intégrité.
Vous savez vous positionner avec justesse dans vos échanges et interactions, en toute éthique professionnelle.
Disponibilité et esprit de service

À l'écoute des besoins des patients, des familles et des équipes médicales, vous vous rendez disponible avec bienveillance et engagement.
Vous êtes une personne de confiance, toujours prête à apporter son soutien et à trouver des solutions adaptées.
Qualités relationnelles et intelligence émotionnelle

Vous créez un climat de confiance grâce à votre sens du contact et à votre capacité à communiquer avec diplomatie et empathie.

Esprit d'équipe et collaboration efficace

Votre engagement, votre sens de l'organisation et votre esprit collaboratif font de vous un atout indispensable au bon fonctionnement du service !

Horaires de travail9h00/16h30
Vos avantages à l'AP-HPVos avantages à l'AP-HP AVANTAGES LIÉS AU STATUT ET A LA FONCTION - Primes de service réservées aux nouveaux stagiaires et titulaires (versée en juin et décembre) - Supplément Familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge - Possibilité d'évolution, de promotion professionnelle faisant fonction et de formation au sein du GHU.
- Prime de tutorat 160€ brut par mois - Prime d'encadrement 145€ brut par mois - Prime d'engagement collectif - Possibilité d'assurer des permanences d'encadrement le week-end AIDE AU LOGEMENT - Possibilité de logements à tarifs préférentiels dans le parc APHP pour les titulaires AVANTAGES SOCIAUX - Remboursement partiel des transports en commun ou forfait mobilité - Possibilité de parking, stationnement vélos - Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux - Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas...) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent - Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...) - Chèques emploi-service CESU AP-HP

Description de l'hôpitalSitué à Paris (13ème arrondissement), l'hôpital de la Pitié-Salpétrière est le premier groupe hospitalier français, regroupant 82 services répartis dans 90 bâtiments. C'est l'hôpital de référence notamment sur les spécialités suivantes : affections du système nerveux, pathologies cardio-vasculaires et métaboliques, pathologies infectieuses et immunitaires complexes, cancérologie et oncologie, greffe d'organe et de moelle osseuse, chirurgie, ou encore périnatalité.
Service d'affectationMédecine Intensive et réanimation
Référence de l'offre2025-15421