Assistant·e des Instances - Secrétariat des Conseils et Comités H/F Uge Campus de Bron
Bron - 69 CDD- 2 000 - 2 300 € / mois
- 🏠 Télétravail partiel
- 🕑 12 mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Détail du poste
Ce poste est rattaché à l'un des services de la direction générale déléguée aux affaires juridiques et institutionnelles (DGd-AJI), qui regroupe 20 agents. Placé sous l'autorité de la directrice générale déléguée adjointe aux affaires juridiques et institutionnelles, l'assistant(e) assure le secrétariat et la gestion de certaines instances de l'Université, notamment les conseils centraux, le comité social d'administration et la formation spécialisée en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.
Missions principales :
- Assurer le bon fonctionnement des instances : élaborer et actualiser le calendrier ainsi que les rétroplannings, organiser les séances du conseil académique, du conseil d'administration et des instances du dialogue social (comité social d'administration et sa formation spécialisée en santé, sécurité et conditions de travail), ainsi que leurs réunions préparatoires.
- Gérer la communication et la documentation : rédiger et diffuser les ordres du jour, convocations et documents associés aux membres des instances et conseils (mailings, dépôt et gestion électronique de documents) en veillant à leur mise à jour.
- Assurer la logistique des réunions : organiser les séances en présentiel ou en visioconférence (Réservation de salle, du matériel adapté, accueil, gestion des présences, suivi du quorum et des votes, prise de notes) et garantir la disponibilité des dossiers nécessaires.
- Rédiger et formaliser les décisions : rédiger des projets de fiches de synthèse, relevés d'avis, délibérations et procès-verbaux, assurer leur relecture, correction et diffusion.
- Gérer les obligations réglementaires : transmettre les actes au contrôle de légalité, publier les décisions et anticiper les fins de mandat en lien avec les responsables des élections.
- Mettre à jour et suivre les données : actualiser les bases de données, transmettre les indicateurs et assurer l'archivage les documents liés aux séances.
- Participer à l'amélioration continue : contribuer à la démarche qualité de la DGD-AJI par la mise à jour des procédures et l'actualisation des pages intranet.
Le poste implique quelques déplacements, principalement à Marne-la-Vallée, lors des séances organisées en présentiel et une disponibilité lors des séances en coordination au sein de l'équipe.
Télétravail possible jusqu'à deux jours.
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Gestion administrative du courrier, Normes rédactionnelles, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Saisir des documents juridiques
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Recherche-développement en autres sciences physiques et naturelles
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Bron - 69
- CDD
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