Adjoint Administratif - Gestionnaire et Secrétaire de Direction au Sar St Denis 974 H/F Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité
Saint-Denis - 93 CDI- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Activités principales :
Pour 70 à 80% de vos missions : gestionnaire budgétaire et en charge des réservations aériennes
- Saisie et suivi des demandes d'achat au titre du budget de fonctionnement du SAR (logiciel CHORUS, tableurs)
- Gestion de l'ensemble des demandes de réservations aériennes, ferroviaires et hôtelières pour l'ensemble du personnel judiciaire (Réunion et Mayotte) partant en mission, formation, mutation et congés bonifiés. Les destinations des trajets sont l'hexagone, Mayotte, La Réunion et l'ensemble des DROM-COM (pour mutation et congés bonifiés).
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Les réservations pour les formations et les missions (qui sont les plus nombreuses) sont réalisées en «on line» via le logiciel de réservation de notre agence de voyage (GLOBEO).
- Gestion des demandes de réservation hôtelière et des véhicules de location pour les missions des personnels judiciaires à Mayotte.
- Suivi des facturations de nos agences de voyages.
Autres activités :
- Remplacement sur le traitement des frais de déplacement
- Gestion du paiement des indemnités versées aux conciliateurs de justice
Pour 20 à 30% de vos missions : secrétaire de direction
- Préparation des organigrammes (effectifs, clés) et annuaires
- Inventaires et suivi des fournitures internes au service administratif régional
- Traitement de la boîte mail gérant les messages d'accueil et de départ à l'attention de l'ensemble des personnels du ressort, et répartition des demandes entre les différents services du SAR - préparation des «trousses nouvel arrivant» au SAR
- Mise à jour des ordres de missions collectifs propres à notre organisation
- Tâches de secrétariat de direction : compostage et répartition du courrier entrant, accueil téléphonique
Ce poste nécessite :
- De grandes qualités de courtoisie
- Une bonne connaissance des compétences de soutien de l'ensemble du service et plus généralement de l'organisation judiciaire du ressort
- Une très bonne maîtrise de la communication orale et écrite
- Un très bon sens de l'organisation dans la gestion des priorités quotidiennes
- Des capacités d'adaptation et de réactivité
- Une capacité à appliquer la politique régionale en matière de frais de déplacement et donc à refuser certaines demandes
- Un respect de la confidentialité
- Une grande disponibilité durant les heures de travail (pas de contraintes d'horaires tardifs)
- Un sens affirmé du travail en équipe
- Une capacité à gérer les urgences
- Une maîtrise de l'outil informatique, des tableurs et du traitement de texte
Votre hiérarchie
La directrice du SAR.
Nombre de postes à pourvoir :1 poste vacant
Date limite pour candidater :21/04/2025
Date des résultats :17/06/2025
Date de prise de poste :01/09/2025
IFSE : groupe 2
Le profil recherché
Connaissances :
Applicatifs métiers
Circuits administratifs
Organisation judiciaire
Outils bureautique
Recherche internet - intranet
Réglementation en matière de frais de déplacement
Savoir-être :
Avoir le sens de l'organisation
Avoir le sens des relations humaines
Faire preuve de polyvalence
Faire preuve de discrétion
Faire preuve de courtoisie
Savoir s'affirmer
Faire preuve d'initiative
Savoir-faire :
Alimenter les tableaux de bord
Créer des tableaux de bord
Maîtriser les techniques d'accueil
Maîtriser les nouvelles technologies
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Expériences professionnelles antérieures souhaitées
Une expérience en secrétariat de direction serait un véritable atout pour la candidature ainsi qu'un parcours professionnel au sein de tribunaux de l'ordre judiciaire - Une bonne connaissance des conditions de vie en outre-mer est également souhaitable.
Offres de formation associées à votre prise de poste
Des formations au secrétariat de direction à l'Ecole nationale des greffes de Dijon sont possibles, même si leur nombre est limité dans l'année - Formation régionale organisée par la cour d'appel et formation départementale organisée par les services de la préfecture.
Pour tout dépôt de candidature (pour tous les profils), il faudra transmettre :
- Un CV
- Une lettre de motivation
- Vos 3 derniers comptes rendus d'entretien professionnels
Les candidats extérieurs au corps des adjoints administratifs du ministère de la Justice doivent impérativement solliciter de la part du recruteur la liste des pièces à fournir et le mode opératoire pour déposer officiellement sa candidature.
Mode de recrutement :
. Sélection de plusieurs candidats sur dossier
. Entretien avec le recruteur (visio ou téléphone) pour les candidats choisis
. Choix par le recruteur des candidats sélectionnés définitivement (avec rang de classement)
. Choix du ministère de la Justice du candidat retenu
Infos complémentaires
Non renseigné
- Saint-Denis - 93
- CDI
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