Secrétaire H/F Fonction publique Hospitalière

Détail du poste

- Aptitudes et capacités requises

* Maîtrise des techniques de secrétariat

* Capacité à travailler en équipe et capacités relationnelles

* Capacité à communiquer, rendre-compte et informer

* Organisation, gestion des priorités, prise d'initiatives et responsabilités

* Rigueur, discrétion, concentration, maîtrise de soi

* Très bonne maîtrise de l'expression écrite et orale

* Très bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels spécifiques à la formation
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- Missions générales

Organiser le secrétariat de l'IFSI

* Réaliser l'accueil physique et téléphonique

* Gérer le courrier

* Assurer la gestion documentaire et le secrétariat qualité

* Faire le classement l'archivage

* Participer à l'élaboration du rapport d'activité

* Assurer le suivi et la gestion administrative des dossiers des élèves

* Assurer le suivi et la gestion du paiement des intervenants extérieurs

* Elaborer les statistiques d'activité de l'IFSI (DREES, ARS...)

* Réaliser le suivi des dépenses

* Suivre et gérer les demandes de financement des formations

* Communiquer avec les partenaires extérieurs dans le cadre de suivi des dossiers (DREETS, ARS, France-Travail services financiers du CHA...)

* Organiser et gérer les épreuves de sélection

* Organiser et gérer la rentrée administrative des élèves

* Participer à la mise en oeuvre du processus de mise en stage des élèves

* Prendre part à l'organisation des instances de l'IFAS

* Assurer la gestion administrative des épreuves du diplôme d'Etat

* Travailler en étroite collaboration au sein du secrétariat

* Remplacer l'agent d'accueil lors de ses absences

Gérer le secrétariat de la Directrice : calendrier, réservation des salles

* Organiser la gestion des salles de cours (IFSI - IFAS) : programmation, répartition, réservation